La gestion de la formation est une fonction RH chronophage et souvent complexe, qui coche toutes les cases de la fonction « externalisable » : ce point est acquis. Mais combien d’entreprises ont-elles franchi le pas ? Curieusement, les chiffres en la matière sont plutôt difficiles à trouver. Une étude réalisée par l’Apave apporte le premier chiffrage sur ce sujet depuis 7 ans en France.
Sommaire
Une étude parlant d’externalisation de la formation : un oiseau rare
12% des entreprises externalisent tout ou partie de leur gestion de la formation
En tête des missions externalisées : l’organisation de la formation
Quels sont les obstacles à la gestion de la formation ?
Une étude parlant d’externalisation de la formation : un oiseau rare
La première moitié des années 2010 a été féconde en études et réflexions sur l’externalisation des RH en général et de la formation en particulier. Mais depuis 2017, date du dernier baromètre RHEXIS, aucune étude à notre connaissance n’est venue actualiser les chiffres du secteur. En désespoir de cause, nous étions même allés analyser des chiffres américains en 2022 pour essayer de faire le point sur l’externalisation RH outre-Atlantique, à défaut de pouvoir le faire chez nous.
L’enquête publiée en ce début d’année par le groupe Apave, dont RHEXIS fait partie, apporte donc un éclairage bienvenu sur ce sujet, même si l’externalisation n’est pas directement son sujet : l’enquête porte sur la gestion de la formation en général. Ces nouvelles données, par ailleurs, ne sont pas totalement comparables à celles des études précédentes. Les questions posées sont différentes, et le pool de répondants est composé de clients Apave. Pour autant, l’échantillon est solide, avec 1 051 réponses et une bonne répartition entre les secteurs et les tailles d’entreprise. Les questions sur l’externalisation de la formation, il est important de le préciser, n’ont été adressées qu’aux entreprises de 250 salariés et plus.
Ces précautions une fois posées, que nous apprend l’étude résumée dans l’infographie ci-dessous ? Nous nous concentrerons sur la dimension « externalisation de la gestion de la formation », mais l’infographie comporte bien d’autres enseignements, notamment sur la mobilité interne et la formation à distance.
12% des entreprises externalisent tout ou partie de leur gestion de la formation
À la question « externalisez-vous la gestion de vos formations ? », 12% des entreprises de plus de 250 salariés interrogées ont répondu « oui ». Ce chiffre est cohérent avec celui que nous avions retiré des études américaines (11%). En revanche, il est plutôt en retrait par rapport à ceux du baromètre RHEXIS (18% en 2017), et aux données issues par exemple de l’enquête Demos de 2010 (17%).
L’externalisation de la formation aurait-elle donc reculé ? C’est peu probable. Chacune des études comparées avait ses méthodologies et ses échantillons propres. Par ailleurs, l’étude Apave ciblait en grande partie, au sein des entreprises, une population de chargés et assistants de formation (la moitié de l’échantillon). Ce choix a permis d’avoir des réponses très informées sur les aspects « terrain » de la gestion de la formation, mais il tend à sous-représenter naturellement les entreprises qui ont externalisé cette fonction (puisqu’elles emploient logiquement moins souvent des chargés de formation).
Les réponses sont également moins informatives sur les dimensions les plus stratégiques de la fonction. Significativement, en 2017, 31% des participants au baromètre RHEXIS jugeaient positivement la perspective d’externaliser certaines missions en lien avec la gestion de la formation. Seul 3% de l’échantillon Apave en envisage la possibilité : mais la plupart du temps, les répondants ne sont pas décisionnaires !
L’essentiel, cependant, reste l’ordre de grandeur : l’externalisation de la gestion de la formation est encore très loin d’être la norme, même dans les moyennes et grandes organisations, et concerne entre 10% et 20% des entreprises.
En tête des missions externalisées : l’organisation de la formation
La première mission concernée par l’externalisation est la planification des sessions de formation, citée par les deux tiers des répondants qui pratiquent l’outsourcing. Cette mission, qui relève de l’organisation de la formation, est souvent confiée aux organismes de formation eux-mêmes, ce qui montre que les personnes interrogées avaient une perception très large de l’externalisation de la fonction.
Vient ensuite la gestion administrative de la formation, mentionnée par 37% des entreprises externalisatrices. Ce périmètre, tel que proposé dans l’enquête, inclut notamment la gestion des documents et leur archivage. Mais cette dénomination peut également comprendre des missions plus poussées, comme le reporting ou la conformité.
Pour compléter le podium, près d’une entreprise externalisatrice sur 4 a confié le paiement des organismes à un prestataire externe. La même proportion a outsourcé l’ingénierie de formation et le choix des prestataires de formation.
La recherche de financements, en revanche, est nettement moins souvent confiée à un expert extérieur (17%). Il existe pourtant bel et bien un besoin : 45% des répondants (toutes tailles d’entreprises confondues) n’identifient pas clairement les possibilités de financement extérieur, et 53% n’ont pas recours aux fonds des Opco.
L’élaboration des plans de formation, pourtant considérée comme l’une des missions les plus difficiles de la fonction formation par les répondants à l’enquête, n’est pour le moment externalisée que par 1 entreprise concernée sur 10.
Pour finir, précisons que les entreprises, pour une mission donnée, n’externalisent pas nécessairement la gestion de l’ensemble du périmètre de leurs formations : dans 40% des cas, seule la gestion des formations sécurité est confiée à un prestataire.
Quels sont les obstacles à la gestion de la formation ?
Un quart des entreprises interrogées identifient l’organisation et la logistique comme principal obstacle à la gestion de la formation. 22% déplorent le manque de disponibilité des collaborateurs, et 15% se désolent du poids de la charge administrative et de l’absentéisme des stagiaires.
Pris ensemble, ces résultats laissent entrevoir une réelle marge de progression pour la pratique de l’externalisation de la formation, en particulier sur la composante « organisation », mais aussi sur la gestion administrative. Les entreprises sont également en demande d’aide sur la conception du plan de développement des compétences, même si cette dimension de l’externalisation semble peu développée à l’heure actuelle.
Une remarque pour finir. Nous l’avons vu, en tenant compte des différentes caractéristiques des études sur l’externalisation de la formation, il ne semble pas que le recours à cette dernière ait significativement évolué depuis une quinzaine d’années. Pourtant, deux réformes sont venues simplifier le système de formation professionnelle, avec notamment la disparition de la déclaration 2483. Ces réformes auraient dû, logiquement, réduire la complexité de la gestion de la formation pour les entreprises, et donc l’appétence de ces dernières pour l’externalisation sur ce périmètre. Il ne semble pas que cela ait été le cas.
Il y a plusieurs pistes d’explication à cela. D’abord, si la disparition de l’obligation de dépense a bel et bien simplifié la gestion de la formation, le système reste relativement complexe, que ce soit en matière de recherche de financements ou de conformité légale (les formations obligatoires, mais aussi les contraintes liées à l’entretien professionnel). Par ailleurs, l’importance de l’enjeu « compétences », la transformation rapide des métiers et l’évolution concomitante de la technologie ont complexifié le métier de responsable formation. De nouvelles solutions émergent, mais avec elles de nouveaux besoins d’expertise. Enfin, comme l’étude le montre, une grande part de la demande d’externalisation en matière de formation émane des contraintes de l’organisation des sessions, que les réformes n’ont pas allégées.
L’importance croissante des compétences dans l’attractivité et la performance des entreprises fait de la formation une fonction de plus en plus stratégique. À cet égard, l’appui d’experts extérieurs ne peut que se développer, suivant une approche « à la carte » et évolutive qui s’adapte aux particularités organisationnelles de chaque entreprise. Souhaitons que de prochaines éditions de l’enquête Apave nous permettent d’en savoir davantage sur ce sujet encore insuffisamment mesuré.
Crédit photo : Shutterstock / Song_about_summer
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