Au commencement était le TMS. Puis vint le LMS, le LCMS, le LXP… Le digital a assurément révolutionné la gestion de la formation dans l’entreprise. Mais la gamme des solutions créées dans ce but n’est pas toujours facile à décrypter. En partie parce que les acronymes utilisés renvoient à des dénominations en anglais. Mais aussi parce que le marketing des éditeurs est parfois plus évocateur et prometteur que froidement descriptif. Essayons d’y voir clair.
Sommaire
Petit lexique des solutions digitales de formation
Le TMS : gérer la formation dans l’entreprise
Le LMS : diffuser les contenus de formation
Une frontière parfois floue entre LMS et TMS : l’organisation de la formation
Le LCMS : mettre en forme et partager l’intelligence collective
La LXP : engagement et personnalisation
Un marché en ébullition
Petit lexique des solutions digitales de formation
Commençons par définir rapidement les différents types de solutions. Nous traduisons ici « Training » par « formation » et « Learning » par « apprentissage » pour les différencier, même si en pratique le 2e terme est souvent traduit, lui aussi, par « formation ».
Versant « gestion »
TMS : Training Management System, ou système de gestion de la formation. Le TMS permet de gérer le déploiement du plan de formation dans ses dimensions administrative, comptable et organisationnelle.
Versant « Formation », vu des RH
LMS : Learning Management System, ou système de gestion de l’apprentissage. Historiquement, c’est une plateforme qui permet de diffuser des contenus de formation à distance dans l’ensemble de l’entreprise.
LCMS : Learning Content Management System, ou système de gestion des contenus d’apprentissage. Il s’agit d’un LMS auquel s’ajoutent des fonctionnalités de création de contenus pédagogiques.
Versant « Formation », vu des collaborateurs
LEP/LXP : Learning Engagement Platform / Learning Experience Platform : Plateforme d’engagement apprenant/ Plateforme d’expérience apprenant. Il s’agit ici de se placer du point de vue du collaborateur, et de créer les conditions de son engagement dans la formation. En pratique, c’est une dimension complémentaire du LMS/LCMS.
Le TMS : gérer la formation dans l’entreprise
La gestion de la formation implique plusieurs dimensions qui, en théorie, peuvent être abordées sans solution digitale élaborée et dédiée. Le suivi du déploiement du plan de formation, le suivi budgétaire, les échanges documentaires avec les financeurs et les organismes de formation, le reporting, l’organisation des sessions, l’évaluation, éventuellement le paiement des factures, l’achat de prestations, le suivi des formations obligatoires…
Dans une petite entreprise, toutes ces fonctionnalités peuvent être gérées, à la limite, avec un simple tableur. Dès que la taille de l’organisation augmente, il devient difficile de se passer d’un outil digital spécifique, qu’il s’agisse d’extensions du SIRH, d’une solution dédiée ou de la plateforme d’un prestataire de gestion de la formation externalisée.
Le rôle du TMS est donc de permettre le déploiement et le suivi de la politique de formation, tout en produisant, recueillant et analysant les données associées. Ses fonctionnalités automatisent tout ce qui peut l’être, au service du service RH et formation. Au départ, le TMS gérait essentiellement de la formation présentielle. Avec le développement du distanciel, il a de plus en plus vocation à intégrer tous les types de formation formelle.
Le LMS : diffuser les contenus de formation
Autant le TMS est la digitalisation d’une fonction préexistante, autant le LMS est inséparable du digital dès sa naissance. C’est la possibilité même de la formation digitale qui justifie le développement du LMS à partir des années 2000, d’abord dans le cadre universitaire, ensuite dans les entreprises.
La fonction première du LMS est tout simplement de rendre concrètement accessibles les contenus de formation à distance, en particulier les contenus asynchrones. Avec un catalogue en ligne, des fonctionnalités d’inscription et de suivi, des outils de communication entre apprenants et formateurs, la faculté pour la RH ou le management de pousser des contenus, et la possibilité (ou non) d’ajouter des fonctions de webconférence.
Le LMS fait le chemin inverse du TMS : au départ conçu pour la formation à 100% digitale, il tend à intégrer l’organisation de l’ensemble du plan de formation et donc les formations présentielles et synchrones. Il doit permettre aux RH et aux managers de gérer l’ensemble du parcours de formation des collaborateurs.
Une frontière parfois floue entre LMS et TMS : l’organisation de la formation
Historiquement, le TMS vient du présentiel, le LMS vient du distanciel, et chacun chemine vers l’autre. La limite entre ce qui relève du TMS et ce qui revient au LMS n’est donc pas tracée de façon précise. Les deux peuvent avoir vocation à gérer les données relatives à chaque apprenant. Les deux, par ailleurs, peuvent revendiquer l’organisation de la formation.
L’organisation de la formation est à distinguer de sa gestion administrative. Elle correspond à tout ce qui va de la demande de formation du salarié ou de son manager, jusqu’à la tenue effective des sessions : traitement de la demande, gestion des agendas, convocations, suivi, recueil des évaluations…
Une organisation qui s’est d’abord dotée d’un TMS aura tendance à déployer des fonctionnalités de ce type pour s’assurer du bon déploiement du plan de formation et recueillir les données nécessaires aux reportings et à la tenue des dossiers des collaborateurs.
Une organisation qui « part » du LMS ira vers une gestion digitalisée de l’organisation de la formation pour monitorer l’utilisation de l’outil, savoir quelles formations sont suivies et recueillir des données sur ces sujets, notamment pour faire évoluer les contenus.
L’ambiguïté ne date pas d’hier. On trouve des mentions de « TMS » et de « LMS » sur des pages web qui remontent au tout début des années 2000.
Aujourd’hui encore, le périmètre de ce qui relève du TMS et du LMS n’est pas toujours le même suivant les interlocuteurs. Il reste que le TMS désigne davantage le côté back-office, le LMS davantage le middle-office.
Parmi les avantages du TMS, on trouve la rigueur des process de gestion et d’administration. Un inconvénient du TMS, cependant, est la plus grande difficulté à intégrer la gestion du distanciel. Il n’est pas fait non plus, au départ, pour tracer la dimension informelle de la formation.
Les avantages du LMS, en revanche, incluent l’accès immédiat aux données de diffusion des formations digitales et donc au suivi et à l’évaluation de ces formations. Parmi les inconvénients, la difficulté à intégrer la dimension présentielle, et la nécessité de prévoir un mode de transmission des données au SIRH ou au TMS pour la dimension « gestion ».
Il nous reste à voir les deux développements les plus récents : le LCMS qui ajoute la fonctionnalité de création de contenu au LMS, et le LXP qui développe une approche « front-office », avec les collaborateurs en clients.
Le LCMS : mettre en forme et partager l’intelligence collective
Le LCMS est un LMS qui intègre en plus la faculté de créer des contenus de formation. L’objectif est de mettre en place une organisation « apprenante », dans laquelle le digital est utilisé pour structurer et diffuser les compétences et les connaissances des collaborateurs eux-mêmes.
Selon le baromètre ISTF 2023, les contenus digitaux diffusés dans les entreprises se répartiraient comme suit :
- 37% de contenus créés par le service formation interne ;
- 35% de contenus créés par les collaborateurs ;
- 28% de contenus externes (sur-mesure et sur étagère).
L’échantillon sondé par ISTF n’est sans doute pas représentatif de l’ensemble des entreprises françaises, mais ces chiffres montrent que la création de contenus internes occupe déjà une place importante, voire prépondérante dans la politique de formation des entreprises.
La panoplie des outils de création de contenus peut comprendre :
- un module de création de supports pédagogiques ;
- un studio virtuel de création de vidéos ;
- un outil de création de contenu e-learning interactif ;
- des conseils méthodologiques et des templates…
Sur le marché, les outils de création de contenu peuvent être inclus dans le L(C)MS ou proposées via des solutions dédiées.
La LXP : engagement et personnalisation
Les outils de type LXP se sont développés sous l’impulsion de deux facteurs :
- Un besoin: la simple mise à disposition de ressources pédagogiques ne suffit pas à générer de l’engagement dans la formation. Pour que les contenus soient consommés, la RH et le management doivent déployer une énergie considérable, sans toujours avoir l’assurance que les formations sont les mieux adaptées à chacun.
- Une technologie: l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique (machine learning) permettent précisément d’analyser les profils et de proposer des parcours adaptés à chacun, aussi bien du point de vue de la forme que du fond (adaptive learning), en articulant tous les types de pédagogies (synchrone, asynchrone, distanciel, présentiel, blended).
L’objectif de la plateforme LXP est de rendre le collaborateur pleinement acteur de son parcours professionnel et de formation. Elle peut lui permettre de cartographier ses compétences, d’identifier ses lacunes, de lui proposer des contenus pertinents et d’en adapter la pédagogie, en privilégiant les techniques d’ancrage mémoriel qui lui correspondent le mieux.
La LXP vise à tenir concrètement la promesse du LMS/LCMS : celle de faire circuler la compétence et les connaissances à l’intérieur de l’entreprise, de rendre l’organisation apprenante, en plaçant l’individu éclairé par l’IA au cœur du processus de formation.
Un marché en ébullition
L’offre digitale en matière de gestion et de diffusion de la formation est aujourd’hui foisonnante et continue à se développer dans toutes les directions. On observe deux tendances concomitantes. D’une part, des méta-outils tendent à offrir un périmètre de plus en plus large de fonctionnalités, incluant gestion, analyse des données, organisation, diffusion et adaptation. La gestion elle-même peut prendre une dimension stratégique grâce à l’analyse prédictive des données. D’autre part, des acteurs spécialisés émergent et proposent des solutions « best of breed » sur des points de plus en plus précis, comme la mesure des soft skills, la cartographie des compétences, l’adaptive learning, la création de contenus… Le plus souvent, ces solutions sont compatibles avec les grandes plateformes.
Dans ce marché en transformation permanente, il est essentiel de savoir définir son besoin et de constituer son mix idéal de solutions. En France, la gestion de la formation conserve des spécificités fortes, et légitime une approche TMS solide et bien structurée. Un groupe international aura besoin de pouvoir diffuser rapidement des contenus dans l’ensemble des filiales, tout en maintenant une capacité locale de personnalisation de contenus. En fonction du modèle de management et du type de métier, également, une organisation pourra préférer un modèle plus « top-down » en mode LMS ou au contraire plus décentralisé en mode LXP. La diversité des solutions multiplie les risques de se tromper, mais elle accroît également les dividendes d’un choix pertinent.
Crédit photo : Shutterstock / metamorworks
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