Depuis le 1er janvier 2022, les organismes de formation qui souhaitent que leurs prestations soient prises en charge par des financements publics ou mutualisés doivent tous justifier d’une certification Qualiopi. L’objectif est de garantir un standard de qualité minimum pour les formations délivrées aux salariés et aux demandeurs d’emploi. Quel en est l’impact pour les entreprises et leurs responsables formation ?
Sommaire
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
Qualiopi : quelles conséquences pour les entreprises ?
Certification des organismes : où en est-on ?
Mis à jour le 15 septembre 2023
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi a été élaborée suite à la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018. Celle-ci a créé l’obligation, pour tous les prestataires de formation qui souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés, d’obtenir une certification qualité délivrée soit :
- par un organisme accrédité par le Cofrac pour délivrer ce type de certifications (il en existe 37 à septembre 2023),
- par l’une des 8 instances de labellisation désignées par France Compétences. Ces dernières, cependant, s’adressent à des publics précis, et leur capacité à délivrer la certification Qualiopi est provisoire (3 ans).
Le Cofrac, organisme indépendant, s’est vu confier par le ministère du Travail la mission de délivrer les accréditations aux organismes certificateurs sur la base de la norme Iso CEI 17065, qui fixe les exigences pour les organismes certifiant les produits, les procédés et les services. La liste des organismes de certification accrédités et celle des instances de labellisation sont disponibles sur le site du ministère du Travail.
La certification, construite autour d’un référentiel national lui-même fondé sur 7 critères de qualité légaux déclinés en 32 indicateurs, a été formalisée sous la marque Qualiopi. Les organismes qui veulent l’obtenir se soumettent à un audit, dispensé en toute impartialité par un certificateur, et dont l’objet est de certifier la qualité du processus mis en place pour assurer les prestations de formation. La certification Qualiopi ne garantit pas, en effet, que les prestataires certifiés délivrent des formations de qualité : elle garantit la mise en oeuvre d’un certain nombre de bonnes pratiques dont on estime qu’elles sont des conditions nécessaires – mais non suffisantes – à une bonne prestation de formation.
La durée et le coût de l’audit varient en fonction du chiffre d’affaires du prestataire, du nombre de ses sites de formation et du nombre d’activités éligibles à Qualiopi qu’il assure. La certification est valable 3 ans. L’auditeur revient à mi-parcours pour un audit de surveillance, puis au terme de la validité de la certification pour un audit de renouvellement, afin de vérifier que l’organisme répond toujours aux exigences de la certification Qualiopi.
4 types d’activités peuvent en effet faire l’objet d’une certification Qualiopi :
- les actions de formation ;
- l’apprentissage ;
- le bilan de compétences ;
- l’accompagnement à la validation des acquis de l’expérience (VAE).
Un acronyme a été créé en 2019 pour désigner les organismes délivrant tout ou partie de ces 4 types de prestations : OPAC, pour « Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences ».
Initialement fixée au 1er janvier 2021, l’échéance à laquelle les organismes de formation, les centres de bilans de compétences et les structures d’accompagnement à la VAE devaient être certifiées Qualiopi a été repoussée au 1er janvier 2022 en raison de la crise sanitaire. Pour les CFA, la date prévue par la loi était déjà le 1er janvier 2022. Depuis cette date, si vous avez recours à des financements publics ou mutualisés pour organiser l’une des 4 activités ci-dessus, l’organisme retenu pour la prestation devra être titulaire de la certification Qualiopi.
Qualiopi : quelles conséquences pour les entreprises ?
Le processus de certification Qualiopi concerne exclusivement les prestataires de formation. En soi, il n’impose aucune contrainte administrative aux entreprises clientes des organismes de formation professionnelle continue. Les financeurs (Opco, Pôle emploi, Etat, région…) ont la charge de vérifier que les prestataires dont ils prennent les actions en charge sont bien certifiés Qualiopi. Ils doivent, en plus, procéder « à des contrôles afin de s’assurer de la qualité des formations effectuées ». Mais le financement des politiques de formation sera, dans certains cas, directement affecté par la certification Qualiopi dans certaines situations, que nous essayons de passer en revue.
Votre entreprise compte moins de 50 salariés
Pour les entreprises de moins de 50 salariés, le plan de développement des compétences (ex plan de formation) peut être pris en charge par l’Opco. Si vous êtes dans cette situation, les formateurs auxquels vous avez l’habitude d’avoir recours doivent justifier de la certification Qualiopi. S’ils ne le sont pas ou s’ils ne le sont plus, l’Opco ne pourra pas vous rembourser leurs prestations. Il vous faudra donc soit régler la note vous-même, soit changer de formateur.
Votre plan de développement des compétences est géré en tout ou partie par votre Opco
En cas de versement volontaire et/ou conventionnel, l’Opco peut gérer tout ou partie de votre plan de développement des compétences. Même si, en l’occurrence, il s’agit de vos propres ressources dont la gestion est confiée à l’Opco, celui-ci ne peut pas prendre en charge la facture de vos formateurs s’ils ne sont pas certifiés Qualiopi.
Vous avez ou envisagez d’avoir des salariés en alternance
Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation, mais aussi pour les centres de formation d’apprentis (CFA). En conséquence, si vous recrutez ou avez recruté des salariés en apprentissage, en contrat de professionnalisation ou en Pro-A, la prise en charge des frais de formation par l’Opco n’est possible que s’il bénéficie de la certification Qualiopi.
Il en va de même si vous embauchez des salariés dans le cadre de dispositifs d’insertion de type « préparation opérationnelle à l’emploi » : la partie « formation » doit être effectuée par un organisme certifié Qualiopi. En général, Pôle emploi, les Opco ou les autres financeurs (Agefiph, Région…) travaillent avec des organismes référencés par leurs soins, et le problème ne devrait pas se poser.
Vous avez recours aux subventions du FNE-Formation
De la même manière, les subventions publiques prévues dans le cadre du FNE-Formation ne peuvent financer que des prestations délivrées par des organismes justifiant de la certification Qualiopi. Si vous comptez recourir à ces aides, il faut vous assurer que les prestataires que vous envisagez soient bien détenteurs de la certification.
Certains de vos salariés sont en transition professionnelle
Les dispositifs Transitions Pro (ex-Cif) et TransCo (transitions collectives) font appel à des fonds mutualisés et publics. En règle générale, les organismes de formation mobilisés dans ces filières sont bien implantés et probablement certifiés Qualiopi. Là encore, il est préférable de vérifier en amont 1) si c’est bien le cas et 2) les conséquences d’une non-certification éventuelle sur la prise en charge d’une formation déjà engagée.
Vous pratiquez la co-construction de formations en utilisant le CPF des salariés
Si vous avez un accord d’entreprise ou de branche qui prévoit l’abondement du CPF des collaborateurs sur certains types de formations, il faut informer les managers et salariés de la nécessité pour les organismes de formation d’être certifiés Qualiopi pour recevoir des financements CPF. Il est aisé de le vérifier : les prestataires non détenteurs de la certification Qualiopi ne figurent pas sur la plateforme en ligne Mon Compte Formation.
Vous disposez d’un centre de formation interne
Un organisme de formation interne qui délivre des formations uniquement aux collaborateurs de l’entreprise, les formateurs étant eux-mêmes des salariés de celle-ci, n’a pas besoin de demander la certification Qualiopi. Vous devriez pouvoir, par exemple, faire financer par l’Opco (dans le cadre du plan si vous avez moins de 50 salariés ou de la gestion des versements volontaires ou conventionnels dans les autres cas) le temps de travail d’un salarié mobilisé pour assurer la formation en situation de travail de collaborateurs.
En revanche, si vous créez un CFA d’entreprise, il vous faudra demander un numéro de déclaration d’activité et obtenir la certification Qualiopi pour bénéficier de la prise en charge des frais pédagogiques des apprentis par l’Opco.
Il en va de même si votre centre de formation assure des prestations pour des salariés extérieurs à l’entreprise : salariés des filiales, des sous-traitants, des partenaires, des clients… Dans ce cas, pour bénéficier de fonds mutualisés ou publics, la certification Qualiopi sera nécessaire.
Certification des organismes : où en est-on ?
Le ministère du travail tient et met à jour la liste des organismes de formation, que l’on peut consulter et analyser ici en open data. Le 15septembre 2023, on en comptait 124 922. Il s’agit de l’ensemble des organismes concourant au développement des compétences dotés d’un numéro de déclaration d’activité. Ce dernier, rappelons-le, est indispensable pour exercer mais ne représente en lui-même ni un agrément ni une habilitation à dispenser des formations. Par ailleurs, toutes ces structures, loin de là, ne sont pas organismes de formation à plein temps : la formation peut être une activité annexe à un autre type de prestation.
Sur ce nombre, 45 330 organismes sont détenteurs de la certification Qualiopi, à au moins un titre. Un même organisme peut être certifié pour plusieurs types d’activité (formation, apprentissage, VAE, bilan de compétences).
On recense ainsi à la même date, parmi les bénéficiaires de la certification Qualiopi :
- 44 420 prestataires de formation ;
- 3 780 centres de formation d’apprentis (CFA) ;
- 4 467 organismes délivrant des bilans de compétences ;
- 2 866 organismes réalisant des validations des acquis de l’expérience (VAE).
Par comparaison, rappelons qu’un peu moins de 50 000 organismes étaient référencés dans le Datadock, le système mis en place par les Opca/Opco pour répondre aux exigences qualité de la réforme précédente (celle de 2014). Par ailleurs, au moins 30 000 organismes ont bénéficié de fonds publics en 2020, pouvait-on déduire des chiffres cités dans le Guide élaboré par Centre Inffo pour aider les organismes de formation à identifier un certificateur.
La « marque » Qualiopi a donc rapidement conquis une large part du marché de la formation. Elle vise à attester d’un certain niveau de professionnalisme des organismes certifiés, sans garantir que leur prestation sera entièrement satisfaisante. L’idée derrière la certification Qualiopi est d’instaurer une culture de la démarche qualité et de l’amélioration continue des processus dans le monde de la formation. Pour acquérir et conserver la certification, les prestataires de formation sont incités à mettre en place un véritable système de management de la qualité. Mais ils n’y sont pas contraints ! Il est probable que les acheteurs de formation fassent de Qualiopi un critère de sélection, même lorsque la transaction ne fait pas intervenir de financement public et mutualisé. Une spirale vertueuse pourrait donc s’enclencher. Dans un monde économique dominé par le renouvellement permanent des compétences professionnelles, ce serait une excellente nouvelle. Même si d’autres acteurs et observateurs sont plus circonspects sur le sujet : Qualiopi tendrait à remplacer l’évaluation a posteriori par un processus de certification a priori et purement formel. Ce début de normalisation du marché de la formation est sans doute un progrès : mais sera-t-il à la hauteur des enjeux ?
Crédit photo : Shutterstock / Monster Ztudio
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