Cet article a fait l’objet d’une nouvelle version mise à jour en mars 2019
Dans la première partie de ce diptyque, nous avons évoqué la définition générale de ce que le droit du travail considère comme une formation, en rappelant son importance pour les entreprises. Nous nous proposons d’évoquer à présent les critères qui peuvent s’ajouter à cette définition dès lors que l’on passe à la pratique : l’achat effectif de formation. Suivant les cas de figure ou les financements mobilisés, les conditions à respecter varient. Pour la plupart, il s’agit d’éléments connus, mais il n’est pas inutile de les rassembler au propre sur une même page !
Dans ou hors temps de travail : une question d’initiative et de finalité
Les actions de formation professionnelle peuvent avoir lieu sur le temps de travail du collaborateur – avec maintien de sa rémunération – ou en dehors – partiellement ou totalement. Deux critères conditionnent cette variable : l’initiative de la formation (employeur ou salarié) et son contenu.
- A l’initiative de l’employeur
Les formations entreprises à l’initiative de l’employeur peuvent relever de deux catégories (article L6321-1 du code du Travail) :
- Les formations visant à l’adaptation du salarié à son poste de travail: ces actions relèvent de l’obligation de formation de l’employeur. Elles ne peuvent avoir lieu que sur le temps de travail, avec maintien de la rémunération (article L6321-2).
- Les formations visant au développement des compétences du salarié : ces actions sont proposées par l’employeur (articles L6321-6 à L6321-12). Elles peuvent avoir lieu :
- Sur le temps de travail, sans autre condition ;
- En tout ou partie hors temps de travail, dans le cadre d’un accord écrit avec le salarié, qui n’est pas obligé d’accepter. La partie hors temps de travail ne peut pas dépasser 80 heures par an ou 5% du forfait jours. Pendant ces périodes, le salarié reçoit une allocation de formation égale à 50% de la rémunération. Celle-ci est bien sûr maintenue intégralement pour les périodes réalisées sur le temps de travail, s’il y en a.
- A l’initiative du salarié
Le salarié peut également prendre l’initiative de se former, par plusieurs canaux.
- Bien sûr, hors temps de travail, sans avoir besoin de prévenir son employeur :
- soit à ses frais,
- soit en mobilisant les heures de son Compte personnel de formation (CPF),
- avant la réforme de 2018, pour mémoire, il pouvait également se former hors temps de travail, à certaines conditions (un an d’ancienneté, projet de formation de 120 heures au moins), avec un financement de l’Opacif (organisme collecteur chargé du congé individuel de formation). Ce dispositif n’existe plus.
- Dans le cadre d’un Projet de transition professionnelle (PTP), sur le temps de travail, dans le cadre d’un congé dédié. Si certaines conditions sont réunies l’employeur ne peut pas refuser. Le salarié peut choisir de prendre la formation à sa charge, mais le plus souvent un PTP est associé à un financement de l’association Transitions Pro, qui entraîne le maintien de tout ou partie de la rémunération du stagiaire pendant la durée de la formation.
- Avec l’accord de l’employeur, une formation financée par le CPF peut également avoir lieu en tout ou partie sur le temps de travail, éventuellement avec le bénéfice d’un abondement de l’entreprise.
Obtenir des financements pour une action de formation : une question de qualité
Dès lors que l’employeur (ou le salarié) sollicite un apport de l’un des grands financeurs de la formation professionnelle, l’organisme de formation auquel il fait appel est tenu de respecter certains critères de qualité, au nombre de 6 (articles L6316-1 et R6316-1).
Les financeurs en question sont :
- Les Opca (organismes paritaires collecteurs agréés) ;
- Les Opacif (Opca chargés du congé individuel de formation) ;
- L’Etat ;
- Les conseils régionaux ;
- Pôle emploi ;
- L’Agefiph (Association de gestion du fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées).
Une formation co-financée par une Chambre de commerce et d’industrie, une commune ou une association interprofessionnelle, par exemple, peut en revanche être délivrée par n’importe quel organisme de formation, sans souci des 6 critères.
En pratique, si un employeur souhaite faire financer une action de formation, par exemple par son Opca, en recourant à un prestataire précis, il lui faut vérifier que celui-ci est bien reconnu par l’Opca comme remplissant les critères réglementaires de qualité. Dans le cas contraire, il ne sera pas remboursé de sa dépense.
Il y a deux façons complémentaires de vérifier si un organisme remplit les critères :
- L’organisme peut justifier d’un label référencé par le Cnefop (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelles) : se prestations sont d’office remboursables par tous les financeurs.
- L’organisme est référencé dans le Datadock, la base de données partagée des Opca (hors agriculture) et de certains Opacif : ses prestations sont remboursable par ces financeurs.
La nécessité de valider ces critères s’applique à tout type de prise en charge proposée par les financeurs, qu’il s’agisse de sommes issues du compte personnel de formation (CPF), ou destinées au congé individuel de formation (Cif), au contrat ou à la période de professionnalisation…
Mobiliser le CPF : une question d’éligibilité
Les Opca utilisent souvent le terme « éligible » dans le sens plus large de « formation finançable » – c’est-à-dire remplissant toutes les conditions nécessaires pour une prise en charge. Dans les textes, cependant, l’éligibilité concerne avant tout les formations finançables par le biais du compte personnel de formation (articles L6323-1 et suivants).
Attaché à l’individu, alimenté en heures au long de la carrière de celui-ci, le CPF est mobilisable, comme on l’a vu, sans l’accord de l’employeur hors temps de travail. Il peut aussi être utilisé pour financer une formation sur le temps de travail, à condition qu’employeur et salarié en soient d’accord. L’employeur ne peut pas imposer au salarié de mobiliser son CPF.
Créé par la réforme de 2014, le CPF est très encadré dans son utilisation : il ne peut financer que des formations sanctionnées par une certification. En outre, cette certification doit figurer les listes d’éligibilité. Celles-ci sont régulièrement mises à jour par les partenaires sociaux. En outre, la loi ajoute régulièrement de nouveaux types d’actions éligibles, comme, récemment, le bilan de compétences, l’aide à la création d’entreprise ou le permis de conduire.
Les listes sont disponibles sur le site moncompteformation.gouv.fr.
Pour financer sa formation avec le CPF, toute la pyramide des obligations s’impose donc :
- La formation doit correspondre à la définition générale de l’action de formation;
- L’organisme qui la délivre doit respecter les 6 critères réglementaires de qualité ;
- La certification préparée doit être recensée dans les listes d’éligibilité.
En résumé, dès lors que vous ne demandez aucun financement, que vous êtes en règle avec vos obligations de formation et que la formation que vous souhaitez fournir à vos collaborateurs s’effectue sur leur temps de travail, rien ne vous empêche de faire appel à qui bon vous semble, sans vous préoccuper de critères de qualité, d’éligibilité, de finalité ou d’organisation. La formation n’est pas une profession réglementée. Mais le responsable formation, comme tous ses collègues de l’encadrement, est tenu de maîtriser ses coûts. Une partie de son métier consiste donc à rechercher des montages qui réduisent à la fois la facture et le risque juridique pour l’entreprise. Ce qui suppose de connaître sur le bout des doigts les différents niveaux de définition de l’action de formation. C’est une part importante de sa valeur ajoutée, qui n’est pas près de disparaître !
Crédit illustration : ©Fotolia/momius
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