Pourquoi externaliser la gestion de la formation ? (2/3)

Dans deux précédents articles consacrés à l’externalisation RH, nous avons posé le contexte de l’externalisation RH et décrit les tendances de cette pratique pour la DRH et plus particulièrement pour la direction de la formation. Je vous propose d’aborder à présent, dans un article en trois parties, les bénéfices de l’externalisation de la formation. Après avoir détaillé les bénéfices économiques à l’externalisation de la formation, nous en évoquons les bénéfices opérationnels.

>> Pourquoi externaliser la gestion de la formation ? (1/3)
>> Pourquoi externaliser la gestion de la formation ? (3/3)

L’efficacité opérationnelle de l’externalisation RH

L’externalisation de l’activité connait un développement considérable depuis presque dix ans. Complexité croissante du cadre légal, manque de ressources en interne, besoin de mise en conformité poussent de plus en plus de directions de la formation à externaliser une partie de leur gestion. La technicité inhérente à l’administration, à la logistique et aux déclarations sociales et fiscales de la formation, notamment en France, entraîne en effet une spécialisation croissante des personnes qui en ont la charge.

Dans ce contexte, l’externalisation apporte flexibilité, souplesse, expertise et qualité.

Ces avantages sont le fruit de la spécialisation du prestataire, de sa capacité à mutualiser et industrialiser.

Quel périmètre pour l’externalisation ?

Le périmètre des tâches externalisées n’est, cependant, pas extensible à l’infini. Il n’est pas forcément souhaitable de gérer en externe toutes les activités de la formation. Les activités de la fonction dites stratégiques (politique de formation et de développement des compétences, relations sociales, ingénierie pédagogique, etc.) sont, par nature, internes. Elles ne sauraient être déléguées à un prestataire, ce dernier fut-il un partenaire durable de l’entreprise.

Les 10 activités externalisables sont les suivantes :

1. la gestion administrative
2. la gestion du cycle des achats (dont la subrogation des factures)
3. le pilotage des budgets
4. la relation avec son OPCA
5. la réalisation des déclarations légales (cf. billet sur la 2483)
6. la planification des formations
7. la logistique
8. le sourcing des prestataires
9. le management des prestataires
10. la production des reportings

Afin de répondre à une attente d’expertise de plus en plus globale du métier de la formation, l’externalisation de la gestion de la formation peut être associée à des prestations de conseil et d’accompagnement :

• la conception de programmes pédagogiques ad hoc ;
• l’aide au reengeniring des processus formation ;
• la formation de formateurs ;
• le coaching de responsables formation.

Cette approche plus complète allant du conseil au système d’information, en passant par la gestion opérationnelle et l’organisation du déploiement des formations, traduit une démarche partenariale de long terme entre l’entreprise et le prestataire d’externalisation. L’offre de service, souvent élaborée sur mesure, est évolutive et adaptée au contexte de l’entreprise ; elle est moins industrielle et packagée, par exemple, que dans le cadre de l’externalisation de la paie.

L’externalisation de la gestion de la formation peut par exemple inclure la prise en charge du cycle des achats :

• la mise en place d’appels d’offres (grille et critère de sélection),
• le sourcing des prestataires de programmes pédagogiques,
• la négociation avec le fournisseur par effet de masse,
• la sélection des programmes pédagogiques,
• les reportings (grille et critère d’évaluation),
• la délégation de facturation.

L’optimisation des achats de formation est une prestation permettant de réduire la facture sans pour autant abaisser la qualité. Cette économie est rendue possible grâce à la vision transverse du prestataire d’externalisation retenu qui fait bénéficier son client des avantages de la mutualisation et de sa spécialisation.

L’externalisation de la formation permet donc d’apporter flexibilité et souplesse, conseil et expertise dans la gestion de l’activité.

Nous verrons dans notre prochain billet diffusé la semaine prochaine les bénéfices organisationnels de l’externalisation de la gestion de la formation.

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Illustrations : extraits de peinture de Florence Cosnefroy