Management de la formation – by RHEXIS

Le 2 janvier, les organismes paritaires collecteurs agréés (Opca) ont lancé, dans les temps, leur base de données commune Datadock. Destinée à recueillir, pour chaque organisme de formation, les « preuves » de conformité aux critères réglementaires de qualité, elle est conçue pour faciliter la vie de l’ensemble des acteurs du marché. Deux jours après l’inauguration du site, les prestataires de formation étaient déjà 2000 à avoir ouvert leur compte. Un chiffre symbolique, sans doute largement dépassé depuis, mais qui illustre l’ampleur des attentes suscitées par l’initiative. Décryptage et perspectives.

 

Comment ça marche ?

Le Datadock, mis en place par 19 Opca et le Fongecif Ile-de-France, est accessible à tous les organismes de formation. Il permet à ces derniers d’attester de leur conformité aux 6 critères du décret qualité du 30 juin 2015. Lancé en octobre, le projet a abouti dans les temps, le 2 janvier 2017. Le 4, selon le FAF.TT (l’Opca du travail temporaire), cité par les Editions Législatives, 2000 organismes de formation avaient déjà ouvert leur compte sur le Datadock.

Faut-il comprendre que ces 2000 organismes, et ceux qui ont également ouvert leur compte depuis, sont d’ores et déjà habilités à recevoir des financements des Opca ? Pas tout à fait : il faut d’abord qu’ils transmettent leurs pièces et que leur Opca les valide. Ils seront alors référencés dans la base, et tous les autres Opca pourront les financer.

La démarche s’effectue donc en 4 temps :

• L’organisme de formation s’inscrit sur le site Datadock.
• Il répond aux 21 questions correspondant aux indicateurs.
• En même temps, il télécharge les preuves demandées en pdf, ou met un lien vers une page de son site qui contient l’élément pertinent.
• L’Opca concerné analyse le dossier. L’organisme est informé par mail de la décision de l’Opca. Si la validation est acquise, le prestataire est inscrit dans le référentiel.

Les organismes de formation qui bénéficient d’un label qualité reconnu par le Cnefop sont exemptés de la 3^e étape : il leur suffit de décrire la façon dont ils répondent aux indicateurs, et de fournir la preuve de leur labellisation. La procédure est donc sensiblement allégée pour eux.

 

Quelques précisions

• Tous les organismes de formation sont concernés. Bien sûr, un formateur individuel n’en aura pas besoin s’il intervient pour le compte d’un prestataire de formation référencé ; mais s’il veut vendre sa propre expertise avec une formation créée par lui, il devra s’enregistrer dans le Datadock pour être remboursable par les Opca.
• Un organisme de formation interne à une entreprise n’a pas besoin d’être référencé pour que l’entreprise en question puisse bénéficier de financements pour son plan de formation, par exemple. Mais dès lors que l’on se situe dans un groupe, et que l’OF interne forme des salariés des autres entités du groupe, il doit avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA), et se référencer dans le Datadock pour pouvoir obtenir des financements mutualisés.
• La validation est obtenue définitivement, sous réserve de continuer à remplir les conditions et de signaler les changements dans le Datadock : seul un « un contrôle ou une alerte remontée d’un ou plusieurs financeurs et/ou du CNEFOP » (selon le site Datadock) peut remettre en cause le référencement.
• En pratique, une période de transition a été ménagée : jusqu’au 30 juin 2017, les organismes de formation pourront continuer à bénéficier des financements Opca même s’ils ne sont pas référencés dans le Datadock. Au-delà de cette date, les prestations des OF non référencés ne seront plus remboursées.

 

Un Datadock, pour quoi faire ?

Le projet était dans l’air au moins depuis 2015. Nous l’évoquions plus précisément en juin 2016 au moment de la sortie de la première liste Cnefop des labels qualité reconnus. Quand Christian Janin (CFDT) en parlait sur ce blog, en octobre dernier, la base de données n’avait pas encore de nom officiel. Deux mois et demi plus tard, le Datadock est prêt et opérationnel. A quoi sert-il ?

Pour le comprendre, il faut revenir un peu en arrière (ou relire notre billet d’octobre dernier sur la question). La réforme de 2014 entendait remplacer l’ancienne logique d’obligation de dépense (j’achète de la formation pour être en règle) par une logique d’investissement (j’achète de la formation parce que j’en ai besoin). Le corollaire est que les entreprises doivent pouvoir juger au mieux de la qualité des formations et faire leur marché de façon éclairée. C’est le but du décret « qualité » signé le 30 juin 2015.

Ce texte fixe 6 critères de qualité à respecter par les organismes souhaitant bénéficier de financements Opca ou publics, tout en ménageant deux méthodes pour les remplir. La première est l’obtention d’un label reconnu par le Cnefop (Conseil national de l’emploi, la formation et l’orientation professionnelles). La seconde est la validation directe de l’organisme par les soins du financeur (Opca en l’occurrence).

Pendant une partie de l’année 2016, beaucoup d’acteurs ont semblé considérer que la labellisation serait le seul moyen véritablement opérationnel de justifier des critères de qualité requis. Avec une échéance fatale : le 1^er janvier 2017, date au-delà de laquelle seraient privées de financements Opca les cigales non labellisées, au profit des fourmis qui le seraient. Une perspective d’autant plus angoissante que la procédure de reconnaissance des labels par le Cnefop traînait en longueur, entraînant des incertitudes et des retards.

 

21 indicateurs, 25 preuves…

En septembre 2016, cependant, on apprenait que le processus de concertation annoncé par les Opca, sous l’égide notamment du Copanef (Comité interprofessionnel pour l’emploi et la formation), avait porté ses fruits. Les 20 Opca et certains Fongecif (dont le Fongecif Ile-de-France) s’étaient mis d’accord sur un processus commun d’évaluation de la qualité des organismes de formation.

Ce processus se fonde sur 21 indicateurs partagés, auxquels correspondent 25 « preuves », des pièces à fournir par les prestataires pour montrer patte blanche et avoir droit aux financements. Par exemple, le catalogue des programmes pour attester de la « capacité de l’OF [organisme de formation]à produire un programme détaillé pour l’ensemble de son offre ».

Fournir toutes les preuves demandées exempte ainsi les prestataires de l’obtention d’un label qualité. Tous les Opca acceptent la même liste de documents, garantissant la conformité aux 6 critères réglementaires.

 

…et une base de données

Etape finale de l’intégration : la création de la base de données Datadock, partagée pour le moment par 19 des 20 Opca (le Fafsea, Opca de l’agriculture, ne figure pas dans la liste) et le Fongecif Ile-de-France. L’objectif est de faire en sorte que les organismes de formation n’aient à saisir qu’une seule fois leur dossier pour être réputé respecter les critères réglementaires aux yeux de tous les Opca membres du Datadock. A terme, les autres financeurs – Etat, régions, Pôle Emploi, Agefiph – pourraient être invités à se greffer sur le système.

Et les labels dans tout ça ? Inutile de nier que le Datadock réduit un peu leur intérêt, l’urgence d’une mise en conformité ayant disparu pour les organismes de formation. D’autant que les certifications sont généralement acquises pour un temps limité, ce qui contraint à une dépense régulière. Pour autant, pour cette raison même, ils conservent leur valeur propre, qui est de conférer un label de qualité fiable et actualisé qui peut représenter un avantage significatif sur un marché concurrentiel. De plus, comme on l’a vu, les détenteurs de labels reconnus par le Cnefop bénéficient d’une procédure simplifiée pour le référencement sur le Datadock. Il reste donc pertinent de se tenir au courant de l’évolution des listes Cnefop, qui comprennent d’ailleurs plusieurs labels accessibles aux formateurs individuels, comme ICPF & PSI ou RP-CFI.

 

Et demain ?

Datadock, s’il fonctionne comme il promet de le faire, devrait représenter une simplification notable pour les organismes formateurs, les financeurs et surtout les entreprises. Celles-ci pourront acheter en confiance les prestations des organismes référencés par les Opca, avec tout à la fois une garantie de conformité, de remboursement et, en principe, de qualité – car c’est bien là le but !

Pour autant, il ne faut pas oublier que la dépense des Opca ne représente qu’une fraction (43% en 2015, toutes tailles d’entreprises confondues) de la dépense des entreprises pour la formation professionnelle des actifs occupés. Plus de la moitié des actions de formation des entreprises échappe donc au remboursement par les Opca. Pour toutes ces dépenses, l’entreprise est libre de choisir l’organisme qu’elle souhaite, et ni le référencement sur Datadock ni la détention d’un label ne sont nécessaires.

On peut imaginer cependant que ce référencement devienne relativement incontournable pour les organismes de formation, en jouant un rôle de caution, un peu à la manière d’un label. Bien sûr, les structures organismes labellisateurs ne manqueront probablement pas de le rappeler : un label requiert une procédure bien plus complète, et une actualisation récurrente, là où le référencement sur la base de données Opca n’exige qu’un examen sur dossier dématérialisé. Le Datadock ne remplacera donc jamais les labels, et ce n’est pas du tout sa vocation. Mais le fait pour un organisme de formation d’y être référencé signifiera bien qu’il s’agit d’un prestataire professionnel, « du circuit », et exercera nécessairement un effet rassurant pour les entreprises. Les promoteurs du Datadock peuvent donc être tranquilles : le succès est quasi garanti !

 

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