Management de la formation – by RHEXIS

Pour paraphraser un célèbre message de prévention publique, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire, mais il est indispensable – sous une forme ou sous une autre. Il n’est pas à confondre avec l’entretien professionnel, qui, lui, fait l’objet d’une obligation légale. Pour le responsable RH et formation, ce dernier entretien est sans doute le plus important. Mais l’entretien annuel d’évaluation, si sa fonction est différente, traite lui aussi de compétences. En quoi consiste-t-il, et comment prend-il place dans la stratégie de développement des compétences ?

 

Sommaire
À quoi sert l’entretien annuel d’évaluation ?
L’entretien annuel est-il obligatoire ?
Quelle est la différence entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel ?
Comment s’organise l’entretien annuel ?
Quelles données peuvent-elles être collectées lors de l’entretien d’évaluation ?
Quelles contraintes légales s’appliquent à l’entretien annuel ?
Comment l’entretien annuel s’insère-t-il dans la stratégie RH ?
En quoi l’entretien annuel d’évaluation peut-il nourrir la gestion des compétences ?
Y a-t-il des alternatives à l’entretien annuel d’évaluation ?

 

À quoi sert l’entretien annuel d’évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous essentiel dans le déroulement de la relation entre employeur et collaborateur, entre manager et salarié. Il permet, chaque année, de faire le point sur l’atteinte des objectifs de l’année passée, de fixer de nouveaux objectifs, et de discuter des moyens à mettre en œuvre pour les atteindre.

Il peut être l’occasion de soulever des difficultés rencontrées dans l’organisation du travail, d’un côté comme de l’autre. Dans l’idéal, il doit être un moment d’échange, pendant lequel le manager comme le collaborateur font part de leurs points de satisfaction comme de leurs attentes, voire de leurs frustrations.

Même s’il court souvent le risque d’être vécu comme un examen angoissant, l’entretien d’évaluation contribue avant tout à donner du sens au travail. C’est un moment où, plus qu’à un autre, le collaborateur prend conscience du fait que son engagement compte.

Il est aussi un moment où le collaborateur et le manager peuvent discuter ensemble, de l’organisation du travail, de la qualité de vie au travail, mais aussi des perspectives d’évolution du salarié et de la rémunération.

 

L’entretien annuel est-il obligatoire ?

Aucun cadre juridique n’impose aux employeurs l’organisation d’entretiens annuels d’évaluation. Il mentionne les « méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre » à l’égard du salarié, mais sans imposer de processus ni de périodicité.

En revanche, les conventions collectives peuvent imposer un entretien annuel d’évaluation pour les salariés. Cependant, peu de branches ont institué une obligation en la matière. Une rapide recherche sur Légifrance nous livre les exceptions suivantes :

• Les salariés relevant de la convention collective des marchés financiers, ont droit à un entretien d’évaluation annuel. Il en va de même pour les salariés relevant des conventions du notariat (au premier semestre de chaque année), des acteurs du lien social et familial (avant le 30 novembre), des ateliers et chantiers d’insertion, des associations de pêche de loisir.
• Les salariés des entreprises d’architecture ont droit à un entretien d’évaluation dans les 6 mois de leur embauche, puis une fois tous les deux ans, en même temps que l’entretien professionnel.
• Les personnels des offices publics de l’habitat (OPH) doivent bénéficier d’un entretien d’évaluation avant le 30 avril de chaque année. Mais cette obligation est prévue par un décret, en raison du statut particulier de ces salariés.
• Autre cas particulier, la convention collective de l’enseignement privé prévoit un entretien annuel d’évaluation obligatoire pour les salariés qui ont au moins 2 ans d’ancienneté. Curieusement, la convention semble entretenir délibérément la confusion avec l’entretien professionnel (« Cet entretien professionnel est dénommé « entretien annuel d’évaluation »).

En clair, si votre convention collective ou un accord d’entreprise ne le prévoient pas – c’est-à-dire la plupart du temps – l’entretien annuel d’évaluation n’est pas obligatoire. S’il a lieu, cependant, certaines règles sont à respecter.

 

Quelle est la différence entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel ?

À la différence de l’entretien d’évaluation, l’entretien professionnel est une obligation légale, créée par la réforme de la formation professionnelle de 2014. Il doit être organisé au moins une fois tous les deux ans pour chaque salarié (sauf adaptation de ces conditions par accord d’entreprise).

Là où l’entretien d’évaluation porte sur les performances du collaborateur, l’entretien professionnel se concentre sur « les perspectives d’évolution professionnelle » du salarié, « notamment en termes de qualifications et d’emploi », selon le code du Travail (art. L6315-1). La loi précise explicitement « qu’il ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié ». Il doit donc être organisé séparément de l’entretien annuel d’évaluation, même si les deux peuvent avoir lieu consécutivement.

Rappelons que tous les 6 ans, l’entretien professionnel prend la forme d’un bilan au cours duquel l’employeur fait le point sur les formations suivies par le salarié. Celui-ci doit avoir bénéficié d’au moins une formation non obligatoire. Dans le cas contraire, l’entreprise doit verser 3 000 € d’abondement sur son Compte personnel de formation (CPF).

L’entretien d’évaluation s’inscrit davantage dans le temps cours, celui des objectifs annuels, dont il s’agit de vérifier l’atteinte par le salarié. Il peut être vécu comme un challenge, une sorte d’examen, par le salarié. L’entretien professionnel s’inscrit dans une tout autre logique : il consiste à faire le point sur les compétences, les besoins de formation, les aspirations à long terme du collaborateur. D’une certaine manière, l’entretien d’évaluation est un outil de management, l’entretien professionnel un outil de gestion RH.

 

Comment s’organise l’entretien annuel ?

Il n’y a pas de règles particulières pour organiser un entretien annuel. Le salarié doit naturellement être prévenu suffisamment à l’avance. En principe, il peut très bien être convoqué à l’oral, mais une bonne gestion des entretiens se fondera généralement sur l’écrit – par exemple le mail.

Le plus souvent, les entretiens d’évaluation ont lieu à une même période de l’année pour l’ensemble du service, voire de l’entreprise. C’est une façon de rythmer l’année de travail et d’instituer une sorte de rituel managérial. Une année sur deux, l’entretien annuel d’évaluation peut en outre être couplée avec l’entretien professionnel, à condition de bien distinguer les deux exercices. Ceux-ci peuvent également être dissociés dans le temps.

Dans une entreprise de moyenne ou grande taille, la mise en œuvre des entretiens d’évaluation relève d’un véritable challenge organisationnel. Elle suppose de disposer d’outils partagés de gestion des temps (un agenda partagé, a minima), de coordonner les emplois du temps de toute l’équipe lorsque le temps des entretiens est venu, et de concilier la tenue de ces derniers avec la production.

Les entretiens d’évaluation impliquent également le déploiement de méthodes plus ou moins formalisées, avec au minimum un guide d’entretien-type, et une base de données RH dans laquelle puissent être recueillies les informations à des fins 1) de reporting et 2) de suivi RH personnalisé.

 

Quelles données peuvent-elles être collectées lors de l’entretien d’évaluation ?

Les données recueillies dans le cadre de l’entretien doivent faire l’objet d’un soin particulier. La Cnil a consacré une note à ce sujet. Les informations qui peuvent être collectées sont les suivantes :

• la date des entretiens ;
• l’identité du manager chargé de l’évaluation ;
• les compétences professionnelles du salarié évalué ;
• les objectifs assignés au salarié ;
• les résultats obtenus au terme de l’année ;
• « l’appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec l’emploi occupé » ;
• les observations et souhaits exprimés par le collaborateur ;
• les prévisions en matière d’évolution de carrière.

Aucune donnée de nature personnelle (situation familiale, santé, opinions, religion…) ne sauraient donc être incluses. Les commentaires de l’évaluateur sont autorisés à condition d’être strictement objectifs et cantonnés aux compétences et performances professionnelles.

Ces données sont accessibles :

• au collaborateur lui-même, sur demande ;
• à ses supérieurs hiérarchiques ;
• aux responsables RH de l’entreprise.

 

Quelles contraintes légales s’appliquent à l’entretien annuel ?

Même s’il n’est pas obligatoire, l’entretien annuel d’évaluation fait partie des pratiques managériales standard. Selon un sondage Ifop pour Javelo, 60% des salariés français bénéficient d’un entretien annuel. Dans les entreprises de 500 salariés et plus, ils sont même 78%.

Quelles obligations s’appliquent aux entreprises qui décident d’organiser des entretiens annuels d’évaluation ?

• Tout d’abord, si des entretiens annuels d’évaluation sont organisés, tous les salariés doivent en bénéficier.
• Le Comité social et économique (CSE) doit être informé de la tenue de ces entretiens avant qu’ils soient conduits, et consulté sur le sujet.
• Les salariés doivent être informés des méthodes et techniques qui seront mises en œuvre dans le cadre de ces entretiens. Ces méthodes doivent être « pertinentes au regard de la finalité poursuivie » (art. L1222-3 du Code du travail).
• Les résultats de l’évaluation doivent rester confidentiels.
• Les questions posées et les informations demandées par l’employeur au salarié « ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes. » (art. 1222-2).

Sous ces réserves, le salarié doit répondre « de bonne foi » aux questions posées, et n’a pas le droit de se soustraire à l’évaluation : il peut faire l’objet d’une sanction s’il refuse l’entretien.

 

Comment l’entretien annuel s’insère-t-il dans la stratégie RH ?

L’entretien annuel, traditionnellement, est du ressort du manager. Mais la DRH peut intervenir dans le processus de plusieurs façons.

• En proposant une trame ou un guide d’entretien annuel d’évaluation, susceptible d’être adapté à chaque service, individu et situation. Ce guide reflètera la politique RH et les valeurs managériales que souhaite porter l’entreprise. Par la place qu’il accorde à l’expression des attentes et retours du salarié, par l’accent qu’il met ou non sur les différentes composantes de la performance (productive, humaine, environnementale…), par la méthode adoptée (entretien directif, semi-directif, libre…), par son articulation avec l’entretien professionnel… il peut être une expression efficace de la culture d’entreprise.
• Au-delà du guide d’entretien, le service RH peut proposer par exemple des modèles d’entretien annuel rempli, avec des réponses types, pour accompagner les managers.
• En coordonnant la campagne d’entretiens d’un point de vue organisationnel : gestion des agendas, des convocations, du suivi.
• En déployant des outils pour capitaliser l’information recueillie à des fins de reporting, de stratégie RH globale, mais aussi de suivi individuel.
• En se tenant à la disposition des managers pour tout type de conseil et d’accompagnement.

Bien sûr, le rôle de la DRH dans le dispositif d’évaluation des collaborateurs et des équipes varie selon le type d’organisation et le modèle managérial. Mais la question de la gestion des parcours et des compétences intervient toujours à un moment ou à un autre du processus.

 

En quoi l’entretien annuel d’évaluation peut-il nourrir la gestion des compétences ?

Du point de vue de la DRH, l’entretien professionnel obligatoire reste le premier canal de transmission des données « formation » et « compétences ». Mais l’entretien annuel d’évaluation peut également livrer des données intéressantes en matière de performance, de compétences mises en œuvre dans le cadre de travail, mais aussi d’aspirations professionnelles et salariales.

Les deux entretiens, en réalité, se complètent. Dans l’idéal, le rôle du DRH et du responsable formation peut être de créer les conditions de cette complémentarité. Il s’agit d’articuler le mieux possible entretien d’évaluation et entretien professionnel dans leur mise en œuvre opérationnelle ; mais aussi d’organiser la cohérence et la conformité de la collecte et du stockage des informations individuelles et collectives. L’objectif est à la fois :

• d’optimiser le suivi du dossier RH ;
• d’être en mesure de gérer individuellement les parcours de façon efficace et dynamique ;
• de pouvoir faire des projections à l’échelle de l’organisation en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ;
• d’alimenter le plan de développement des compétences, de sa conception à son suivi.

L’enjeu est de parvenir à éviter le cloisonnement entre manager / entretien d’évaluation d’un côté et DRH / entretien professionnel, à la fois dans la mise en œuvre des entretiens et la gestion des données associées.

En somme, l’entretien d’évaluation cristallise les enjeux de coordination entre RH et management.

 

Y a-t-il des alternatives à l’entretien annuel d’évaluation ?

De plus en plus d’entreprises choisissent d’inscrire l’évaluation des collaborateurs dans un processus continu. La fréquence annuelle est parfois jugée trop espacée. Elle tend à faire peser sur un seul moment de l’année tout le poids du stress lié à l’évaluation : 41% des salariés déclarent en effet redouter ce moment.

L’entretien annuel survient souvent trop tôt ou trop tard : sa temporalité n’est pas adaptée au rythme de la production. Quand un problème important survient, il est essentiel de pouvoir l’évoquer rapidement. Bien sûr, en soi, le fait d’annualiser les entretiens d’évaluation n’empêche pas de faire remonter les difficultés en cours d’année ; mais en pratique, disposer d’un canal formalisé et régulier de feedback, de rendez-vous au cours desquels les critiques sont non seulement acceptées mais attendues, peut changer la donne.

Beaucoup d’entreprises mettent ainsi en place des solutions alternatives, qui peuvent se fonder par exemple sur une modification de la fréquence des entretiens (tous les mois, deux mois, trimestres…). On peut également envisager des évaluations par projets, avec une fréquence irrégulière. Mais il existe aussi des outils digitaux de feedback permanent qui remplacent ou relativisent le rendez-vous annuel de l’entretien d’évaluation.

 

L’entretien annuel d’évaluation n’a pas forcément vocation à disparaître, mais il s’insère de plus en plus dans un contexte managérial et RH complexe. Face aux grandes transformations qui affectent les entreprises, RH et managers sont contraints à l’innovation (digitale et organisationnelle) en la matière. Le « rite » de l’entretien annuel devrait conserver cependant un part importante de son prestige dans la plupart des entreprises. L’enjeu étant, aujourd’hui comme hier, d’en réduire la dimension stressante et « punitive » pour en faire un véritable outil de développement des collaborateurs, des compétences et des ressources humaines.

Crédit photo : Shutterstock / fizkes

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