Management de la formation – by RHEXIS

La formation interne en entreprise a connu une nette progression ces dernières années : 4 entreprises françaises sur 10 y ont recours, contre 3 sur 10 en 2010. Les avantages de la formule sont multiples : elle permet de valoriser l’expertise des collaborateurs, de partager la connaissance au sein des équipes, et de produire des programmes de formation répondant véritablement aux besoins et spécificités de l’entreprise. Tour d’horizon de ce qu’il faut savoir sur la formation interne.

Sommaire
Qu’est-ce que la formation interne en entreprise ?
Quel est le périmètre de la formation interne ?
Quel est le statut du formateur ?
La formation interne en entreprise peut-elle bénéficier de financements publics ou mutualisés ?
Quels sont les différents types de formation interne ?
Quels sont les avantages et les points de vigilance de la formation interne en entreprise ?
La formation interne en chiffres

 

Qu’est-ce que la formation interne en entreprise ?

La formation interne en entreprise est « celle dont la maîtrise d’œuvre est assurée par l’employeur », selon l’administration. Elle désigne donc :

• une action de formation à part entière, avec des objectifs pédagogiques précis, un ou des formateurs internes, des ressources dédiées ;
• bénéficiant aux salariés de l’entreprise;
• organisée par et avec les moyens de l’entreprise.

La formation interne fait pleinement partie du plan de développement des compétences de  l’entreprise. Elle est donc soumise à l’obligation d’informer le Comité social et économique (CSE).

La formation interne en entreprise peut prendre diverses formes :  formation en présentiel « classique », formation en situation de travail, formation à distance, synchrone ou asynchrone, formation en alternance… Elle peut aussi s’insérer dans un parcours de formation, qui pourra inclure des  sessions de formation externes. En règle générale, la formation interne a lieu pendant le temps de travail.

 

Quel est le périmètre de la formation interne ?

La notion de « formation interne » en entreprise, stricto sensu, ne s’applique qu’à l’intérieur d’une même entité légale. Une entreprise qui forme les salariés d’une filiale, de la maison-mère ou d’un sous-traitant doit se structurer en organisme de formation. Légalement, elle délivre de la formation externe, même si d’un point de vue managérial les actions peuvent être considérées comme relevant de l’interne, suivant les contextes.

Il n’est pas nécessaire d’avoir un service de formation interne pour faire de la formation interne en entreprise. Mais les salariés qui assureront le rôle de formateurs doivent être en capacité de le faire, ce qui peut supposer de les former à la formation.

Une entreprise qui souhaite former des salariés d’autres entités du groupe auquel elle appartient doit en revanche, pour que la formation soit reconnue comme telle, se doter d’un organisme de formation interne, avec numéro de déclaration d’activité.

 

Quel est le statut du formateur ?

Paradoxalement, dans la définition légale, le formateur en formation interne n’est pas obligatoirement un salarié de l’entreprise. C’est le fait que l’entreprise soit maître d’œuvre de la formation qui définit la dimension « interne ». Le formateur peut donc être :

• Un salarié de l’entreprise. Si la formation ne fait pas partie de ses attributions habituelles, il est préférable d’adjoindre un avenant à son contrat de travail.
• Un salarié d’une entité du groupe, formant des salariés d’une autre entité. Le salarié doit alors être formellement mis à disposition de cette autre entité.
• Un salarié d’une entité du groupe, formant des salariés de plusieurs autres entités. Le formateur doit alors être lui-même rattaché à un organisme de formation interne d’entreprise déclaré.
• Un intervenant extérieur, chargé de mettre en œuvre la formation élaborée à 100% par l’entreprise. Le lien peut alors prendre la forme d’un CDD, par exemple.

 

La formation interne en entreprise peut-elle bénéficier de financements publics ou mutualisés ?

Oui, il est possible d’obtenir des financements pour une formation interne en entreprise, dans certaines situations. La plupart des dispositifs de formation peuvent être déployés en interne pourvu que les conditions soient réunies.

Dans le cadre du plan de développement des compétences

Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent obtenir des financements de leurs Opco pour des actions de formation interne incluses dans leur plan de formation. Les entreprises de toute taille peuvent également obtenir des financements conventionnels, si elles adhèrent à des branches qui en ont mis en place et qu’elles ont bien acquitté leurs versements.

Les formations doivent être organisées dans les règles de l’art : la convention doit préciser, comme pour tout projet de formation, « L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action ». Les objectifs de la formation doivent donc être clairement précisés, ainsi que l’identité du ou des formateurs, éventuellement les supports pédagogiques, le programme de formation, les moyens d’évaluation…

Les formateurs ou le centre de formation interne de l’entreprise, dans ce cas, n’ont pas besoin d’être certifiés Qualiopi, à condition que les salariés qui suivent le module de formation fassent partie de la même entité.

Dans le cadre de contrats d’alternance

Les entreprises de toutes tailles peuvent obtenir le financement des formations des salariés en apprentissage, en contrat de professionnalisation ou encore en Pro-A.

Pour la professionnalisation et la Pro-A, les entreprises doivent disposer d’un service de formation interne dédié, mais le numéro de déclaration d’activité et la certification Qualiopi ne sont a priori pas indispensable, si les salariés apprenants font bien partie de la même entité.

Pour l’apprentissage, en revanche, elles doivent avoir mis en place un Centre de formation d’apprentis (CFA) interne, qui doit disposer d’un numéro d’activité et de la certification Qualiopi.

 

Quels sont les différents types de formation interne ?

Il existe différentes configurations dans lesquelles une action de formation interne en entreprise peut s’avérer pertinente. Quelques exemples :

• La transmission d’un poste, d’une expertise. Il peut s’agir d’un collaborateur en mobilité qui forme son successeur et transmet son expérience professionnelle, par exemple ; ou encore d’un senior en retrait de la production qui forme la nouvelle génération. Elle peut alors s’apparenter au mentorat ou au coaching, sans nécessairement s’y limiter.
• Plus généralement, il peut s’agir d’un nouveau collaborateur qui suit une formation professionnelle continue pour apprendre son métier et prendre possession de son poste de travail. Comme nous venons de le voir, la partie « formation » d’un contrat d’apprentissage, d’un contrat de professionnalisation, d’une Pro-A ou encore d’une préparation opérationnelle à l’emploi (POE) peut très bien être accomplie au sein de l’entreprise par un formateur interne ou le CFA/centre de formation de l’entreprise.
• La réponse à un besoin ponctuel de perfectionnement ou de montée en compétence. Lorsqu’un expert reconnu du domaine existe dans l’entreprise, il est tentant d’avoir recours à ses services plutôt qu’à un organisme externe.
• Les formations « corporate ». Les grands programmes « groupe » de formation intra entreprise visant à la diffusion de la culture d’entreprise, de la déontologie, des valeurs promues, des orientations stratégiques, peuvent être développés en interne (contenus) et diffusés dans chaque entité par un collaborateur dédié.
• Les contenus de formation à distance créés par les collaborateurs. Certaines edtech ou plateformes de formation en ligne proposent des fonctionnalités de création de contenu e-learning permettant à des collaborateurs de mettre en forme leur expertise sur tel ou tel domaine dans un module de formation à distance, sous forme de vidéo ou de support pédagogique charté et guidé.
• Le centre de formation interne de l’entreprise peut préparer un salarié à la validation des acquis de l’expérience (VAE).

Cette liste n’est bien sûr pas limitative : la pertinence de la formation interne en entreprise s’analyse au cas par cas.

 

Quels sont les avantages et les points de vigilance de la formation interne en entreprise ?

La formation interne présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Elle permet notamment :

• De contribuer à l’émergence d’une culture de l’apprenance dans l’organisation. Elle valorise l’expertise interne des salariés et systématise l’idée que la connaissance se partage et circule au sein des équipes et entre elles.
• De répondre à des besoins trop spécifiques pour être pris en compte par le marché de la formation…
• …et d’y répondre de manière entièrement adaptée à l’entreprise, à son contexte, à sa culture.
• De maîtriser l’organisation de la formation, sans être soumis aux aléas des agendas de formateurs externes.
• De conduire avec des moyens internes une politique RH de développement de l’employabilité et de dynamisation de l’évolution professionnelle des salariés.
• Dans une certaine mesure, de réduire des coûts.

Il faut cependant conserver certains points de vigilance en tête :

• L’apport d’une expertise et d’un point de vue extérieurs est souvent bénéfique. La formation interne est profitable lorsque la connaissance du contexte de l’entreprise est importante pour la compétence à acquérir ; mais elle ne doit pas être une solution de facilité et un refus des regards extérieurs.
• Les contraintes de la formation externe sont parfois un atout: elles posent des échéances claires qu’il faut respecter, là où la formation interne  en entreprise court le risque de sacrifier certaines étapes aux exigences quotidiennes de la production.
• Le temps de mobilisation des formateurs interne doit être véritablement bloqué et budgété ; ce coût ne doit pas être nié ni sous-estimé.
• Le formateur interne doit être apte à transmettre. Il ne suffit pas de maîtriser une expertise pour savoir l’enseigner.
• Il ne faut pas surestimer les gains financiers escomptés suite au choix de former en interne. Le temps du formateur, le temps de gestion, la production des contenus pédagogiques et des supports… Tout cela a un coût, qu’un organisme de formation externe a généralement déjà amorti, et qu’il faudra prendre en charge à sa place.

 

La formation interne en chiffres

En moyenne, la formation interne en entreprise représente un tiers des heures de formation organisées par les entreprises en 2020, selon le Jaune Budgétaire. La proportion monte à 46% dans les entreprises de 1000 salariés et plus, qui sont plus souvent dotées d’un organisme de formation interne.

Si l’on s’intéresse au nombre d’entreprises concernées, selon Eurostat, 41% des entreprises françaises ont eu recours à la formation interne en 2020 (pour une moyenne de 35% dans l’Europe à 27). C’est 10 points de plus qu’en 2010 : les réformes, la pression du marché, l’évolution de l’offre de formation ont transformé les pratiques.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les petites entreprises, qui ont le moins de moyens pour se former, ont nettement moins recours à la formation en interne que les plus grandes. Un tiers des sociétés de moins de 50 personnes ont eu recours à la formation interne en 2020, contre 72% des 50-250 salariés et 90% des plus de 250.

En clair, la formation interne est minoritaire dans les petites entreprises. Elle est plutôt la règle dans les grandes.

Il est difficile de savoir quelle part de la dépense globale des entreprises représente la formation interne. Le montant était chiffré dans les Jaunes budgétaires concernant les années antérieures à la réforme de 2014 : les déclarations « 2483 » renseignaient en effet l’information. Les dépenses de formation interne en entreprise, hors rémunération des stagiaires, représentaient alors environ 20% de la dépense directe (non-intermédiée).

Si l’on fait un calcul de coin de table pour évaluer la part des dépenses de rémunération des stagiaires correspondant à la formation interne (38% des heures en 2015, 41% en 2020), on arrive aux alentours de 38-40% des dépenses de formation directe, et environ 20% des dépenses de formation totales des entreprises (directes et intermédiées). Si l’on applique ce pourcentage aux dépenses de 2021, on arrive à un ordre de grandeur de 3,5 à 5 milliards d’euros, en fonction des chiffres que l’on utilise.

 

L’essor de la formation interne en entreprise répond sans doute à la nécessité de financer massivement le développement de nouvelles compétences dans un contexte de réduction des budgets. Un organisme de formation interne ou une université d’entreprise, en effet, permet de faire des économies d’échelles, à condition que la demande soit importante. Mais elle est aussi un moyen de valoriser l’expertise interne et de répondre au besoin d’acquérir des compétences professionnelles de plus en plus complexes et spécifiques. Elle fait partie intégrante de la palette de moyens à la disposition du responsable de la formation pour conduire sa mission. Elle devrait donc continuer à gagner du terrain dans le « mix » de solutions de formation déployé par les entreprises face aux défis du XXIe siècle.

Crédit photo : Shutterstock / fizkes

Si vous souhaitez vous inscrire à la newsletter mensuelle du blog MANAGEMENT DE LA FORMATION : rendez-vous ici.

Découvrez le site RHEXIS, l’externalisation au service de la gestion de votre formation.

 Retrouvez les articles qui peuvent vous intéresser sur des thèmes proches :

• Faut-il créer un CFA d’entreprise ? (1/2)
• Le CFA d’entreprise : qui a osé franchir le pas ? (2/2)
• Qu’est-ce que la formation en situation de travail ?
• Qualiopi : quelles implications pour les entreprises formatrices ?