Management de la formation – by RHEXIS

A partir de cette semaine et pour un temps indéterminé, des millions d’élèves, d’étudiants et d’enseignants vont expérimenter la formation à distance, bien malgré eux, en raison de la pandémie qui affecte la France et la planète. Il en ira sans doute de même pour un grand nombre de salariés en formation : le ministère du Travail et la Fédération de la formation professionnelle (FFP) ont communiqué dès le début de la semaine pour exprimer le souhait que l’activité de formation professionnelle se poursuive à distance pendant la crise. Comment cette adaptation sera-t-elle possible ?

 

En savoir plus sur les mesures de crise pour la formation professionnelle

 

Formation à distance, par la force des choses

Dès mercredi 12 au soir, le ministère du Travail avait annoncé que les CFA suspendaient l’accueil des élèves à partir du lundi 16, avant même l’annonce par le président, le lendemain, de la fermeture des écoles, collèges, lycées et universités. Un communiqué du 15 mars, actualisé le 17, étend cette suspension à l’ensemble des organismes de formation. Un dernier communiqué du 17 mars précise que dans le contexte de l’épidémie de Covid 19, « l’accueil en formation par les organismes de formation est suspendu jusqu’à nouvel ordre ». Le ministère du Travail a donc tiré jusqu’au bout la conséquence logique des mesures de confinement annoncées par le président de la République le 16 au soir.

Dans le dernier communiqué, le ministère appelle à faire en sorte que « l’activité de formation soit maintenue via le déploiement de modalités de formation à distance ». C’est l’application au secteur de la formation professionnelle de la volonté présidentielle de préserver l’activité des entreprises : il s’agit d’abord d’éviter que le secteur de la formation souffre trop du confinement. Celui-ci est prévu pour le moment pour 15 jours, mais il est probable qu’il sera prolongé.

Le défi n’est pas mince : les entreprises, aujourd’hui, selon l’Institut des métiers du blended learning (ISTF), continuent à recourir, pour leurs salariés, majoritairement soit au présentiel (29%), soit à la formation mixte (blended)(64%). Certes, en pratique, si on ajoute les 7% d’entreprises qui pratiquent le 100% digital en matière de formation, 7 organisations sur 10 ont déjà une expérience des modalités de formation à distance. Mais de là à être en mesure de basculer du jour au lendemain en tout distanciel…

 

Une situation inédite

Pour les formations en présentiel déjà prévues, voire déjà en cours, les salariés concernés ont déjà leurs sessions fixées sur l’agenda. Les réservations éventuelles de transport et de logement sont déjà prises : il faut les annuler et demander le remboursement. C’est tout un travail de gestion qui s’ajoute, avant même d’avoir commencé à se poser la question du sort à réserver à la formation elle-même. Parmi les questions qui s’imposent alors, on peut recenser :

• La formation peut-elle être différée, par exemple à l’automne ?
• Si la formation est déjà en cours, peut-elle être étalée sur plus longtemps ?
• En l’absence de visibilité sur la durée du confinement et de l’épidémie, jusqu’à quelle date doit-on considérer que les formations en présentiel sont compromises ?
• En dernier recours, est-il pertinent de l’annuler ? La plupart des entreprises étant concernées par le ralentissement économique, il est hélas probable que certaines prestations seront abandonnées. Dans ce cas, comment obtenir le remboursement ?
• Si un salarié a mobilisé son compte personnel de formation pour une formation annulée, comment obtenir que son compte soit recrédité ?
• Enfin, dans quelle mesure certaines formations prévues en présentiel ou en blended peuvent-elles basculer en 100% distanciel ?

Le ministère du Travail a en tout cas déjà annoncé que les règles de « contrôle de service fait » seront assouplies, avec des « modes de preuve facilités et allégés ; les preuves pourront être apportées par tout moyen ». Et le décalage des sessions sera « rendu possible ».

 

Formation à distance : comment s’y prendre ?

Concrètement, personne ne le sait. La situation est inédite. Bien sûr, toutes les formations ne peuvent pas se faire à distance. Mais la plupart comportent au moins une dimension théorique qui peut être transmise en distanciel.

Le gouvernement parle de « différentes modalités », en listant non limitativement :

• « accès à des ressources en ligne ;
• individualisation et coaching quotidien par sms ou tel ;
• programmation en audio ou visio de temps d’échanges… »

Des ressources officielles

Plus concrètement, il est question que le ministère, avec Régions de France, mette à disposition des ressources pédagogiques :

• Des plateformes de formation à distance. Il s’agira nécessairement d’outils déjà existants, qui seront mis à disposition des organismes de formation d’une manière ou d’une autre.
• Des contenus de formation. On ne voit pas bien de quoi il pourrait s’agir, les organismes disposent déjà de contenus.
• Des « éléments de méthodes pour faciliter la transformation d’une formation en présentiel en formation à distance ». L’enjeu est sans doute de permettre à des formateurs individuels ou de petites structures qui connaissent bien leur sujet mais pas forcément les technologies du elearning d’être opérationnels rapidement, via des outils simples.

Ces ressources devraient être disponibles cette semaine sur le site du ministère du travail et sur le celui de Régions de France.

Un inventaire de l’existant par la FFP

En attendant, la Fédération de la Formation professionnelle a d’ores et déjà mis en ligne à l’intention des organismes de formation un inventaire des ressources existantes en matière de solutions digitales pour le elearning.

Le document souligne qu’il existe deux options : le « tout en un », c’est-à-dire le LCMS (Learning Content Management System), et les outils à la carte. Dans le contexte, l’option 1 concerne essentiellement les entreprises de formation, généralement grandes, qui sont déjà dotées de LCMS et de capacités de réaction à la situation. L’option 2 suppose de conjuguer solutions de conférence audio ou vidéo, plateformes d’interaction et création de contenus. Les entreprises – ou les organismes de formation – peuvent également recourir à des bibliothèques de contenus déjà existantes.

 

Quid des apprentis et des stagiaires en professionnalisation ?

Les autorités précisent que « dans tous les cas, et notamment lorsque le lien avec les stagiaires qui ont débuté leur formation ne pourra pas être maintenu, le ministère du Travail et Régions de France prendront les dispositions pour maintenir le niveau de rémunération des stagiaires durant toute la période de report. » La portée et les modalités de ce maintien restent à définir, mais le message est clair : il devrait être possible d’allonger les durées des formations rémunérées (apprentissage, professionnalisation, mais aussi formations destinées aux chômeurs, CPF de transition), l’Etat et les régions prenant à leur charge la rémunération des stagiaires pendant la durée supplémentaire.

Par ailleurs, on comprend que les apprentis et les stagiaires en contrat de professionnalisation rejoindront leur entreprise, suivant les modalités de poursuite du travail – à distance ou non – prévues par celle-ci. Ils continueront à être rémunérés, la prise en charge par les Opco se poursuit. Le « coût contrat », pour l’apprentissage, reste le même.

 

La situation évolue rapidement, sans visibilité claire, et les entreprises inventent quotidiennement des façons de faire face, dans cette situation inédite. Un très grand nombre d’acteurs de la formation – formateurs, stagiaires, entreprises, responsables formation – vont faire l’expérience concrète de la formation à distance, en mesurer dans l’urgence les capacités et les limites, réinventer leurs méthodes… Il est probable que, à l’image de bien d’autres dimensions de notre vie, la formation professionnelle sortira transformée de cette période difficile.

 

Crédit photo : Shutterstock / Bakhtiar Zein

 

Si vous souhaitez vous inscrire à la newsletter mensuelle du blog MANAGEMENT DE LA FORMATION : rendez-vous ici.

Découvrez le site RHEXIS, l’externalisation au service de la gestion de votre formation.

 Retrouvez les articles qui peuvent vous intéresser sur des thèmes proches :

• Luc Vandenboomgaerde (ADP) : « la classe virtuelle est un outil agile et équitable » (publié le 15 janvier 2019)
• Pratique et pas cher : le digital learning vu par les DRH (publié le 19 décembre 2017)
• En rang par 12 : entrez dans la classe virtuelle (publié le 3 juillet 2018)