Management de la formation – by RHEXIS

La formation, comme toutes les fonctions de l’entreprise, se digitalise de façon croissante, comme en témoigne l’essor des LMS. Mais que digitalise-t-on dans la formation ? Et quelles sont les attentes des entreprises ? Le foisonnement du marché rend difficilement lisible l’éventail des solutions disponibles et les problèmes auxquelles elles répondent. Alain Ragot distingue 3 types de solutions et 3 types de demandes des entreprises, avant de faire le lien avec l’externalisation.

 

3 types de solutions…

Comme toutes les fonctions de l’entreprise en général et des ressources humaines en particulier, la formation s’est fortement digitalisée au cours des deux dernières décennies. Le développement du e-learning a suscité l’émergence des LMS, ou Learning Management Systems, de plus en plus répandus parmi les grandes entreprises, mais aussi désormais parmi les ETI. Ainsi que le montrait le dernier baromètre Fefaur-Cornerstone, 7 entreprises sur 8, parmi les grandes et très grandes, ont déployé ce type d’outils.

Le baromètre en question nous permet également de constater que l’étiquette « LMS » recouvre une grande variété de fonctionnalités : l’étude en liste une vingtaine. De fait, le digital répond en pratique à trois types de préoccupations :

• La diffusion de contenus e-learning,
• L’organisation des formations,
• La gestion du back-office.

La diffusion de contenus en e-learning auprès des collaborateurs constitue le rôle historique du LMS. C’est encore la fonctionnalité la plus recherchée à ce jour, selon le baromètre Fefaur. Elle peut comprendre la mise à disposition de formations digitales, l’assemblage de parcours personnalisés, la gestion de catalogue, la création de contenus, l’interface pour les classes virtuelles… Ces outils ne concernent qu’une partie des formations : celles qui sont délivrées à distance.

L’organisation des formations de tous types (en présentiel, en blended, à distance) requiert d’autres types de fonctionnalités, qu’on peut qualifier de « front-office » : l’inscription, l’accès au catalogue, le suivi du parcours de formation, l’évaluation en ligne… Ces fonctions font le lien entre les collaborateurs et la DRH. Elles sont souvent comprises dans une extension « formation » du SIRH, ou font partie du LMS.

Viennent enfin les fonctionnalités de gestion, qui représentent le « back-office » de la formation en entreprise : gestion des budgets, suivi global du déploiement du plan de formation, reportings légaux, gestion des financements (CPF, versements volontaires…), voire gestion des paiements. Les outils qui proposent ces fonctionnalités sont plutôt désignés comme des TMS (Training Management Systems).

 

… et 3 types de demandes

Face à ces grandes catégories d’outils, on rencontre chez les entreprises trois grands types de demandes en matière de système d’information.

• Un premier cas de figure est celui de grandes entreprises internationales qui ont déployé un LMS – ou un SIRH avec un module formation – à l’échelle du groupe, afin de centraliser davantage la gestion des talents. Des actions de formation sont diffusées à travers toutes les filiales, touchant les collaborateurs de plusieurs pays, et les données doivent pouvoir être suivies à l’échelle du groupe ou de la région.

Pour ces entreprises, un problème se pose. Un LMS transverse permet bien de gérer les inscriptions, le suivi des participations, voire les évaluations en ligne, pour l’ensemble des salariés concernés dans tous les pays d’implantation. Mais il ne permet pas d’assurer la gestion de la dimension « back office ». D’autant que les règles, les pratiques et la législation varient suivant les pays. En France, même si le cadre légal s’est simplifié, il y a toujours des spécificités, que ce soit pour obtenir des financements, justifier des actions de formation ou gérer les formations obligatoires. Ces entreprises sont donc en demande d’un outil TMS complémentaire, dans chacune de leurs filiales pays.

• Un deuxième type de demande émane d’entreprises de taille plus réduite (ou de filiales d’entreprises internationales non soumises à une politique de formation « groupe ») qui veulent simplement s’outiller pour gérer la formation, sans avoir nécessairement de LMS. Ces entreprises sont moins contraintes dans leur choix de solution. Mais elles se posent rapidement la question du périmètre du système : celui-ci gèrera-t-il uniquement le back-office ou aura-t-il vocation à intégrer des fonctionnalités plus collaboratives ? En clair, sera-t-il uniquement accessible à l’équipe RH/formation ou présentera-t-il une interface à l’usage des managers et des collaborateurs ? En fonction de la réponse, la solution peut être un TMS, ou un TMS associé à un outil collaboratif « front office ». Dans le premier cas, la possibilité d’évoluer à terme vers le second peut faire partie des critères importants. La question de la compatibilité avec le système d’information RH en place peut se poser également, mais le point de contact est différent suivant le périmètre retenu.
• Enfin, certaines entreprises expriment une demande spécifique : celle d’une solution pour gérer les formations à distance, dans le cadre d’un projet de déploiement du e-learning. Ce cas de figure concerne souvent les grands groupes internationaux, mais des entreprises plus petites peuvent également être intéressées et accéder à ce type de fonctionnalités via l’adhésion à des plates-formes. Là encore, la question de l’interface avec le système de gestion RH et formation va se poser : dès lors que la part des formations en e-learning prend de l’importance, il devient nécessaire de pouvoir récupérer les flux correspondants pour les intégrer au TMS (pour la gestion de la formation) et au SIRH (pour la gestion des talents).

 

Et l’externalisation dans tout ça ?

Les deux premiers types de demande peuvent trouver une réponse dans l’externalisation de la gestion de la formation – le métier de RHEXIS. D’expérience, dans ce type de projet, la question du système d’information fait partie des premières à se poser. Quel système va-t-on utiliser ? Celui du prestataire ou celui de l’entreprise (lorsqu’elle en a un) ? Comment va se faire l’interconnexion avec le système déjà en place ?

>> En savoir plus sur l’externalisation de la gestion de la formation

Dans ses services d’externalisation, RHEXIS s’appuie sur une solution développée en interne, RHEBUS, qui permet de répondre avec souplesse aux trois types de demandes listés plus haut :

• Pour un grand groupe qui cherche à externaliser la gestion de la formation de sa filiale française, RHEBUS pourra assumer toutes les fonctionnalités d’un TMS, en se connectant au LMS ou au SIRH de l’entreprise.
• Pour une moyenne ou grande entreprise locale qui veut se faire accompagner dans la gestion de sa formation, RHEBUS pourra au choix se déployer en back-office seul ou « pousser » jusqu’au front-office. Dans le premier cas, RHEXIS utilise RHEBUS en mode TMS pour mener à bien les tâches de gestion qui lui sont confiées. Dans le second, l’entreprise s’approprie RHEBUS en interne pour gérer tous les aspects de la formation (gestion et organisation). Le service formation et les collaborateurs disposent d’une interface.
• RHEBUS est également en mesure d’intégrer les flux en provenance d’une solution elearning, qu’elle soit interne (via le LMS de l’entreprise) ou externe (via une plate-forme).

Dans tous les cas, RHEBUS s’adapte à la configuration souhaitée, et l’interconnexion avec les systèmes d’information de l’entreprise se fait au niveau pertinent.

 

En gestion de la formation comme dans d’autres domaines, les décideurs ont la même angoisse face à la complexité des outils disponibles : celle d’investir dans des solutions coûteuses qui finissent par générer plus de problèmes qu’elles n’en résolvent. L’externalisation limite ce risque : elle permet de s’appuyer sur des outils éprouvés et sur l’expertise d’un prestataire habitué à s’adapter au contexte. Si la qualité du service, du système d’information et de son interconnexion sont bien au rendez-vous, l’externalisation peut donner toute la mesure de ses bénéfices : accès à une expertise métier confirmée, valorisation de la fonction formation, recentrage sur la stratégie et les tâches à haute valeur ajoutée.

Crédit photo : Shutterstock / Connect world

 

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