En matière d’externalisation, l’une des questions fondamentales demeure « où faut-il s’arrêter » ? Lorsqu’une direction des ressources humaines externalise la gestion et l’organisation de la formation, elle lui délègue une grande partie de la relation avec les organismes de formation. Il peut être tentant d’aller au bout de la démarche en chargeant le partenaire d’effectuer le paiement des factures. Un détail ? Sans doute, mais un détail incontestablement porteur de bénéfices. Nous passons en revue les 4 principales raisons d’opter pour cette pratique.
Le prestataire qui gère la formation pour le compte d’une entreprise suit les dossiers du début à la fin : l’inscription, l’envoi des convocations, le suivi des participants, le recueil des feuilles de présence et des évaluations… Il est l’interlocuteur de l’organisme de formation, et voit passer les factures. « Il est intéressant pour l’entreprise d’avoir affaire à un acteur qui assure le suivi de bout en bout », souligne Gilles Vittoriano, directeur des opérations de RHEXIS. Toute la dimension administrative de la gestion de la formation est ainsi externalisée. Ajoutons que le paiement des factures est une mission certes importante (notamment pour la qualité de la relation avec les organismes de formation) technique, non stratégique, sans réelle valeur ajoutée : c’est l’activité externalisable par excellence.
Certaines entreprises ne se posent pas la question de l’externalisation des paiements, parce que… c’est déjà fait. Ce sont les entreprises qui ont recours à la « subrogation » avec leur opérateur de compétences (Opco). Cette pratique était assez répandue avant le 1er janvier 2019 et l’entrée en vigueur de la réforme de 2018 (auprès des Opca, à l’époque). Depuis cette date, cependant, elle ne concerne, potentiellement, que les entreprises de moins de 50 salariés et les entreprises qui ont réalisé un versement volontaire ou conventionnel à leur Opco. Elle consiste à confier à l’Opco le soin de régler lui-même les organismes de formation. La subrogation se substitue au circuit par défaut, dans lequel l’entreprise paie l’organisme, puis se fait rembourser par l’Opc0.
Ce service, très utile et autrefois très prisé des entreprises, ne concerne cependant qu’une partie des entreprises sur un périmètre limité de prestations : celles qui transitent par l’Opco dans le cadre des versements volontaires et conventionnels. Pour les entreprises de 50 salariés et plus, il ne résout pas dans sa globalité le problème de la facturation. Et la transition entre Opca et Opco a donné un exemple des discontinuités de service qui peuvent résulter des réformes.
L’externalisation des paiements auprès d’un spécialiste de la gestion de la formation, dans ces conditions, permet de parer à l’instabilité législative et réglementaire : le prestataire l’anticipe, c’est son métier. Elle permet également d’unifier les circuits de paiement. « Certaines entreprises », précise cependant Gilles Vittoriano, « combinent les deux : ils recourent à la subrogation auprès de l’Opco pour les formations prises en charge, et externalisent les paiements des autres formations ».
« La formation, c’est un gros volume de factures pour des petits montants » poursuit Gilles Vittoriano. « Ce n’est pas forcément le cas pour les grandes formations de groupe, mais dès lors qu’on organise des formations individualisées en interentreprises, les factures se multiplient ». Pour les services comptables des entreprises, c’est une difficulté, surtout pour celles qui ont recours à un système de gestion des achats (procurement). Ces systèmes, très répandus dans les grandes organisations, impliquent des procédures exigeantes pour chaque facture, avec demande d’achat, numéro de commande (purchase order), règlement. Chaque nouveau fournisseur doit faire l’objet d’un processus de référencement souvent assez lourd. La formation, avec ses nombreuses petites factures individuelles auprès de multiples prestataires, représente vite une charge importante pour les services comptables. Et lorsque l’entreprise est constituée de plusieurs entités, il faut, en cas de session de formation commune, faire des conventions et des factures distinctes pour chaque société.
En prenant en charge la gestion des règlements, le prestataire rend service non seulement au service formation, mais aussi à la comptabilité, au service des achats et au contrôle de gestion : il simplifie ainsi la vie interne des entreprises. « C’est un peu comme le prélèvement automatique : le client achète sa tranquillité, et n’a plus à se soucier des règlements, ni du respect des délais de paiement. » Un compte de transit est ouvert, alimenté par le client, mais piloté par le prestataire, et utilisé pour assurer les paiements.
Externaliser la gestion des paiements permet également d’améliorer le service global rendu par le prestataire de gestion de la formation. Etre l’entité qui règle les factures permet d’avoir une relation plus complète et plus efficace avec les organismes de formation. « Dans notre métier », pour Gilles Vittoriano, « l’une des difficultés consiste à récupérer rapidement les feuilles de présence, les évaluations, l’ensemble des documents dont nous avons besoin pour avoir un dossier complet sur chaque stagiaire. Quand on est le payeur, les organismes sont plus réactifs, et c’est un facteur d’efficacité pour le bénéfice de nos clients, en nous aidant à fournir plus rapidement reportings, rapprochements, contrôles de cohérence ».
La gestion des règlements complète avantageusement et très logiquement le service offert par un prestataire d’externalisation de la gestion de la formation. Elle peut se facturer de différentes façons, à la facture ou en pourcentage du volume réglé. Elle permet de sécuriser et rationaliser les paiements, d’optimiser le service et, plus globalement, de simplifier la vie de l’entreprise cliente. Pensez-y si vous envisagez d’externaliser la gestion de la formation, et n’hésitez pas à en parler à l’équipe de RHEXIS !
Crédit photo : Shutterstock / Andrey_Popov
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