Management de la formation – by RHEXIS

Avec la réforme de la formation du 5 septembre 2018, dont beaucoup de mesures entrent en vigueur au 1^er janvier 2019, l’exercice annuel du recueil des besoins de formation doit tenir compte de nouveaux paramètres : obligation de formation renforcée, redéfinition de l’action de formation, CPF entièrement à la main du salarié, évolution de la période de professionnalisation… Quels sont les nouveaux éléments à prendre en compte pour un responsable formation ? Nous les résumons en une contrainte (rénovée mais pas nouvelle) et 3 opportunités.

 

Une contrainte : une formation non obligatoire par salarié tous les 6 ans

Depuis 2014, les employeurs sont tenus d’organiser un entretien professionnel au moins une fois tous les deux ans pour chaque salarié. Tous les 6 ans, l’entretien est l’occasion de faire le point sur le parcours du salarié, en regardant notamment s’il a reçu 1) une formation, 2) une certification ou 3) une promotion (salariale et/ou professionnelle). Jusqu’à la réforme de 2018, les entreprises de 50 salariés et plus devaient être en mesure de cocher au moins deux de ces trois cases pour chaque collaborateur (en plus du respect de la périodicité de l’entretien professionnel), sous peine de verser une pénalité de 3000€ par salarié.

Avec la réforme, les employeurs continueront à effectuer cet entretien récapitulatif des 3 ans, et seront toujours tenus d’examiner les 3 points mentionnés ci-dessus. Mais l’obligation à respecter pour ne pas payer la pénalité (dont le montant n’est pas encore fixé mais devrait être équivalent) sera différente : il faudra désormais prouver que l’on a organisé au moins une action de formation non obligatoire (c’est-à-dire non imposée par la loi ou la règlementation) pour le salarié.

En clair, les employeurs doivent organiser au moins une formation (non obligatoire) par salarié tous les 6 ans. La règle est plus simple que la précédente, plus lisible, mais aussi plus facile à contrôler. Pas moyen de considérer l’obligation comme remplie avec une augmentation de salaire symbolique et une formation Caces qu’il aurait fallu faire de toute façon…

• Dans le cadre du recueil des besoins de formation, il faudra donc se montrer particulièrement vigilant aux besoins de formation des salariés déjà en poste en 2014, qui n’ont pas reçu de formation non obligatoire depuis mars 2014, et doivent donc en suivre une avant mars 2020. D’une façon générale, un suivi personnalisé rigoureux s’impose, afin d’être en mesure de justifier de l’obligation de formation le moment venu. Mais rien n’interdit de suivre l’esprit de la loi, en plus de la lettre : la loi est l’occasion d’être à l’écoute des souhaits de formation et d’évolution professionnelle de l’ensemble des salariés. C’est, en somme, une incitation à mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

 

Opportunité n°1 : la nouvelle définition de l’action de formation

A partir du 1^er janvier 2019, le plan de formation devient « plan de développement des compétences ». Et l’action de formation acquiert une nouvelle définition, très large : « un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel ». Il peut s’agir – et c’est précisé explicitement – de formation en tout ou partie à distance ou de formation en situation de travail (FEST). Cela ne signifie pas que l’on pourra faire passer tout ce que l’on souhaite pour de la formation : la formation, et en particulier la formation à distance et la FEST restent encadrées par un formalisme précis  – qui sera  encore précisé par de futurs décrets. La FEST a fait l’objet d’une expérimentation sur 3 ans dont les résultats ont été rendus cet été, avec des préconisations qui devraient servir d’inspiration à la réglementation. Mais au total, il reste que l’entreprise aura davantage de liberté dans la constitution des parcours de formation. Il sera donc possible d’être plus créatif dans la réponse aux besoins de formation des salariés.

• Il est important de sensibiliser les managers et les salariés à cette nouvelle situation, qui permet d’inclure sans difficulté des actions de formation à distance ou en situation de travail dans le plan de développement des compétences. Certaines entreprises disposent d’un catalogue interne d’offres de formations, utilisé par les responsables formation pour aiguiller managers et salariés dans l’expression de leurs souhaits. Si c’est le cas dans votre entreprise, il faudra penser à faire évoluer le catalogue pour tenir compte des nouvelles offres possibles.
• A noter également : la distinction entre « maintien ou adaptation » et « développement des compétences » disparaît au profit d’un distinguo entre formations légalement obligatoires et autres formations. Il n’y a donc plus lieu de faire la différence, dans le recueil des besoins auprès de vos managers, entre ce qui relève de l’adaptation au poste et ce qui contribue au développement des compétences – la frontière n’étant pas toujours très claire.

 

Opportunité n°2 : la nouvelle donne du CPF

Le Compte personnel de formation (CPF) passe en euros au 1^er janvier, et sera mobilisable directement via une appli pour smartphone par les salariés à l’automne 2019. Auparavant, ils devaient passer par leur Opca. Pourquoi est-ce une opportunité ? Les salariés auront la main sur la mobilisation de leur CPF, et le fait qu’il soit libellé en euros sera une incitation supplémentaire à y recourir. Mais dans le même temps, les montants (500€ par an, 800€ pour les non qualifiés) seront relativement faibles, au regard du coût des formations. Les salariés seront davantage susceptibles d’être séduits par un complément de financement apporté par l’entreprise.

• Le recueil des besoins de formation peut être l’occasion de sensibiliser managers et collaborateurs au fait que l’entreprise et l’opérateur de compétences peuvent abonder le financement, sur des formations qui correspondent à la fois à leurs attentes et à celles de l’entreprise.
• A très court terme, on peut aussi suggérer aux salariés d’utiliser rapidement leur CPF, avant la fin de l’année 2018, le taux de conversion des heures en euros étant peu favorable. S’il se trouve qu’un projet de formation d’intérêt partagé peut ou doit être monté très rapidement, il ne faut pas laisser passer l’occasion !

 

Opportunité n°3 : le dialogue social

La loi Avenir Professionnel offre des perspectives intéressantes en matière de dialogue social relatif à la formation. Elle permet notamment de fixer par accord des conditions différentes d’appréciation du parcours professionnel, dans le cadre de l’entretien professionnel récapitulatif tenu tous les 6 ans. Par exemple, il est possible d’aménager la périodicité des entretiens (tout en restant sur 3 entretiens par période de 6 ans). Mais on peut également choisir d’autres critères d’appréciation du parcours que les 3 critères prévus ; ou encore, prévoir des modalités d’abondement du CPF des salariés.

• Dans la continuité des deux autres opportunités, le recueil des besoins de formation peut être l’occasion d’engager une réflexion avec les représentants du personnel sur un possible accord d’entreprise, qui serve de cadre au déploiement de la politique de formation et permette de « récupérer » des financements CPF. La démarche n’aboutira pas à temps pour la campagne 2018 de recueil des besoins ; mais il peut être intéressant de l’initier en vue des campagnes suivantes, dans le cadre des consultations obligatoires sur la formation.

 

Que l’on se situe dans un recueil des besoins en « top-down » ou en « bottom-up », la réforme peut être l’occasion de structurer davantage et de dynamiser sa politique formation. La question de l’outillage et de l’accompagnement se pose plus que jamais : effectuer le recueil, capitaliser les données, suivre l’obligation de formation pour chaque salarié, gérer les relations avec les financeurs, concevoir et diffuser un catalogue de formations… Tout cela exige des processus rigoureux – ou l’amélioration des processus existants – afin d’optimiser l’investissement formation. Le déploiement d’un LMS étendu et/ou le recours à l’externalisation sur tout ou partie de ces missions sont des pistes à envisager sérieusement.

Crédit photo :  fotolia/Andrey Popov

 

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