Management de la formation – by RHEXIS

Gérer la formation d’une entreprise est un savoir-faire complexe, qui mêle de nombreuses dimensions : humaine, organisationnelle, administrative, juridique, informatique… C’est, en outre, une fonction de plus en plus stratégique. Les DRH sont de ce fait tentés de recourir à une expertise extérieure pour en prendre en charge les aspects techniques. Mais celle-ci peut prendre de nombreuses formes. Nous nous intéressons aujourd’hui à deux modalités particulières : l’externalisation stricto sensu (le partenaire exerce la gestion depuis ses locaux) et le placement d’un spécialiste en implant (le partenaire délègue un expert qui travaille au sein de l’équipe).

 

Les experts à la rescousse

L’entreprise étendue réunit autour d’une communauté de projet et de travail des femmes et des hommes aux statuts de plus en plus différents : entre contrats de travail (à durée indéterminée, à durée déterminée, contrat de chantier, alternance…) ou de prestation (intérim, prêt de salariés, placement en régie, externalisation complète…), les nuances sont si nombreuses que ces deux dénominations perdent petit à petit leur sens.

Dans les entreprises moyennes et grandes, la gestion de la formation atteint rapidement un degré de complexité qui justifie un recours à des spécialistes. Le responsable de la formation peut ainsi se concentrer sur la dimension stratégique de sa fonction. Reste à choisir la solution la mieux adaptée au contexte de l’entreprise.

Nous avons déjà abordé sur ce blog les questions à se poser avant de confier la gestion de sa formation à un prestataire extérieur. En particulier, la définition du périmètre doit faire l’objet d’une réflexion initiale attentive. Dans cet article, nous dénombrions une dizaine d’activités externalisables, au sein même de la gestion de la formation. Nous pourrions facilement allonger cette liste, en ajoutant l’accompagnement stratégique, l’évaluation des formations, le recueil des besoins…

 

A distance ou in situ ?

Au moment de choisir un prestataire, d’autres questions se posent. Notamment, la modalité concrète de la collaboration peut être de deux natures : à distance ou sur le site même de l’entreprise.

Classiquement, un prestataire d’externalisation exerce la fonction qui lui est confiée depuis ses propres locaux, avec ses outils et son collectif de spécialistes – un chargé projet étant plus particulièrement dédié au client.

Mais certains clients préfèrent que le partenaire délègue un de ses collaborateurs en implant au sein de l’entreprise. Il  ne s’agit pas d’intérim, puisque la fonction est permanente ; ni véritablement de régie, terme plus généralement employé dans le cadre d’un projet limité dans le temps ; ni encore de prêt de salarié, qui ne peut se faire que dans un cadre non lucratif. Le terme exact est donc « implant » : l’expert est implanté au sein des équipes de l’entreprise cliente.

Ce souhait d’avoir un spécialiste à domicile, employé par le prestataire mais présent dans les locaux, peut avoir plusieurs motifs. La présence de l’expert rassure, par sa proximité et sa disponibilité. Parfois, s’y ajoutent des préoccupations d’ordre sécuritaire, ou un souci de confidentialité, dont on peut avoir le sentiment qu’elle sera mieux respectée avec la formule de l’implant.

Notre point de vue est que ce calcul n’est pas forcément pertinent. Pourquoi ?

 

L’implant : une plus grande proximité

Avoir son expert à domicile présente des avantages indéniables. La formule est confortable : intégré à l’équipe, l’implant peut interagir immédiatement avec la RH, répondre aux questions des collaborateurs, et s’imprégner de la culture de l’entreprise.

Même s’il ne bénéficie pas d’échanges quotidiens avec ses pairs, le spécialiste implanté apporte au sein même de l’organisation sa connaissance des procédures, de l’écosystème, de l’actualité légale…

Le procédé présente cependant des inconvénients significatifs. Détaché pour une durée hebdomadaire fixe (à temps plein ou à temps partiel), le collaborateur implanté coûte cher pendant les périodes creuses, et ne suffit pas toujours à la tâche au moment des pointes d’activité. Lorsqu’il s’absente ou quitte l’entreprise, un problème de continuité important se pose. Le prestataire, bien sûr, envoie un autre expert pour assurer l’intérim et la relève, mais il faut alors le réacculturer.

Si le recours à cette formule permet bien de libérer du temps à la DRH pour se consacrer à son cœur de métier, une partie de la gestion quotidienne de l’expert en implant revient cependant à l’entreprise. De même, le bénéfice de la mutualisation de moyens est réel, mais limité à la formation de l’expert et aux outils de gestion (incluant ou non le système d’information).

 

L’externalisation : souplesse et expertise cumulative

Le recours à l’externalisation stricto sensu ne permet pas un contact humain aussi immédiat qu’avec l’implant. La performance de la prestation dépendra donc essentiellement du sens du service du prestataire choisi : c’est la raison pour laquelle ce point doit être le premier à prendre en considération dans la sélection d’un partenaire pour la gestion de la formation (comme de toute autre fonction, d’ailleurs). En particulier, le service doit être organisé autour de chargés de projet dédiés à un petit nombre de clients, très disponibles, imprégnés de la culture de chaque entreprise, dans le cadre d’une relation stable dans le temps.

A cette condition – essentielle – près, les bénéfices de l’externalisation sont nombreux :

• Le coût est variabilisé dans le temps, et suit la croissance de l’entreprise sans effet de seuil. Par rapport à l’implant et à la gestion en interne, c’est un avantage important, qui apporte de la visibilité. Cette question de la maîtrise des coûts en cache une autre, plus fondamentale : alors que l’implant est facturé au temps passé dans l’entreprise, l’externalisation l’est sur la base d’un engagement de service, de résultat, de qualité. Il en résulte une relation très différente à la prestation : dans un cas, le client achète une compétence, dans l’autre un service rendu.
• La gestion est 100% externalisée : la DRH de l’entreprise n’a personne à encadrer, et peut se recentrer entièrement sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
• La mutualisation de moyens fonctionne à plein : formation des experts, outils de gestion, mais aussi management des personnes, bureau, matériel de travail…
• Le service est continu : si l’entreprise a un interlocuteur dédié, le prestataire est en mesure de le remplacer avec fluidité en cas d’absence ou de départ. Dans une certaine mesure, la connaissance des clients est en effet mutualisée entre les experts.
• Ceux-ci travaillent ensemble, dans les mêmes locaux, et sont donc en mesure de mettre en commun leur expertise métier, leur savoir-faire, leur veille légale.
• Un autre bénéfice, distinct du précédent, provient du fait de travailler – individuellement et collectivement – pour plusieurs clients : au fil du temps s’accumule un véritable savoir-faire partagé, une connaissance des bonnes pratiques, des innovations du moment, qui se traduit par des améliorations de processus dont les clients bénéficient (c’est ce que nous appelons « expertise marché » dans le tableau ci-dessous).

 

Des deux formules, le service à distance, pourvu que le prestataire soit de qualité, permet de tirer pleinement parti des bénéfices de l’externalisation. Celle-ci ne consiste pas seulement à louer les services d’un spécialiste extérieur ; par l’externalisation, c’est à une organisation entière que l’on fait appel, et à l’expertise cumulée de ses collaborateurs. Par son intermédiaire, le client bénéficie de toute l’expérience du marché, ainsi que des compétences et connaissances complémentaires de tous les membres d’une équipe solidaire. L’apparent avantage de la proximité se traduit en réalité par la perte d’une bonne partie de ce qui fait la vraie valeur ajoutée de l’externalisation.

C’est d’autant plus le cas lorsqu’un autre facteur entre en jeu : celui du système d’information. Le collaborateur en implant travaille en général sur le système d’information préexistant à son intervention. Or – nous y reviendrons dans un autre article – une part capitale de l’apport de l’externalisation provient, précisément, du déploiement d’un système d’information dédié à la gestion de la formation, et des procédures optimisées qu’il formalise… à suivre !

Tableau : Management de la formation

Crédit illustration : fotolia/Jakub Jirsák

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