Pourquoi externaliser les RH en général et la formation en particulier ? La pratique d’externalisation existe dans toutes les entreprises. Elle est devenue un levier incontournable de transformation et de compétitivité. La gestion des ressources humaines, en général, et la fonction Formation, en particulier, se doivent donc d’évaluer avec objectivité la contribution éventuelle de cette démarche stratégique à l’efficacité de leurs services. Dans ce billet, je vous propose de poser le cadre de l’externalisation : son contexte, sa définition et ses différences avec la sous-traitance et l’offshoring.
Mis à jour le 1er septembre 2023
Sommaire
Mieux comprendre l’externalisation des ressources humaines
Externaliser les RH – Définition
Différencier externalisation des RH, sous-traitance et délocalisation
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Dans une situation économique de profondes mutations, de besoins de rationalisation et de recherches de gisements d’efficacité, le sujet de l’externalisation est au cœur des préoccupations de nombreuses entreprises – et l’idée d’externaliser certains aspects des RH fait son chemin dans les débats des codir qui ne l’ont pas encore mise en oeuvre. L’externalisation de la paie a ouvert la voie, les autres fonctions ont suivi.
La pratique se développe tendanciellement depuis vingt ans mais le mot même d’externalisation – ou d’outsourcing – cristallise encore les passions et les positions. L’externalisation est un mot-éponge, un mot-valise, qui sonne négativement comme « offshorisation » ou « destruction d’emplois ».
« Face à la perception d’une menace existentielle, tout organisme vivant engage des stratégies de protection et de riposte » souligne d‘ailleurs Eric Fimbel, Professeur à Reims Management School, chercheur au LIPSOR (Cnam-Paris).
La définition de l’externalisation est donc fondamentale pour en avoir une approche objective de ce que signifie externaliser les RH. La mise en valeur de ses différences avec la sous-traitance et la délocalisation, l’est également.
Selon la Charte de l’externalisation du Comité de Liaison des Services (CLS) du MEDEF et de l’Institut Esprit Service, « l’externalisation consiste à confier la totalité d’une fonction ou d’un service à un prestataire externe spécialisé pour une durée pluriannuelle. Celui-ci fournit alors la prestation en conformité avec le niveau de service, de performance et de responsabilité spécifiés. »
Je relève quatre points majeurs de cette définition :
L’externalisation est fondamentalement une activité de service. Elle nécessite une culture particulière, des compétences, des process et des outils propres à cette nature d’activité où la relation humaine entre une entreprise prestataire et une entreprise cliente prédomine.
Externaliser, en RH comme pour d’autres fonctions, engage sur la durée le prestataire et l’entreprise. C’est en cela un choix stratégique qui modifie en profondeur l’organisation de l’entreprise externalisatrice et, en matière de GRH, sa direction des ressources humaines. Même si la réversibilité d’une opération d’externalisation doit toujours être possible, il ne s’agit pas d’un choix ponctuel ou temporaire. Pour tirer tous les bénéfices de l’externalisation, la durée est nécessaire tant pour l’entreprise que pour le prestataire. Bref, si on veut en tirer tous les avantages, quand on externalise, on le fait pour longtemps. Un avantage: le prestataire accompagne l’entreprise dans la croissance économique et l’augmentation de sa masse salariale.
L’externalisation requiert une conformité à des résultats attendus et selon des modalités et des responsabilités bien définies. Cela suppose donc que l’entreprise externalisatrice ait la conviction préalable que le prestataire est plus à même de faire mieux et moins cher qu’elle dans l’activité déléguée. La finalité d’externaliser les RH ou d’autres fonctions est bien de générer de façon pérenne de la valeur ajoutée.
L’externalisation RH n’a pas de modèle unique. Elle peut concerner des périmètres RH et des niveaux de service variables.
Selon les cas, l’entreprise peut choisir de n’externaliser qu’une seule pratique de gestion RH comme elle peut décider d’externaliser un ensemble de processus RH. Les domaines les plus souvent concernés sont : la gestion de la paie et des congés payés, la gestion administrative, la formation et le processus de recrutement.
Entre le « tout faire faire » et le « faire tout tout seul », il y a également une large palette de solutions de services possibles. On peut citer :
Entre la tierce maintenance applicative (TMA), le software as a service (SaaS) et le business process outsourcing (BPO), les offres d’externalisation connaissent donc une forte modularité de service tout en concernant un périmètre potentiellement très large de pratiques de management des ressources humaines. Celles-ci peuvent inclure le suivi des obligations légales et des déclarations sociales, la gestion des contrats de travail, des rémunérations, des notes de frais, de la mobilité interne, l’aide à la gestion des relations sociales (établissement du bilan social…), et en général tout ce qui implique des tâches administratives répétitives.
Pour autant, externaliser les ressources humaines n’a pas pour objet de traiter tous les aspects de la fonction RH et de la gestion du personnel. Au contraire, elle dégage des moyens, du temps et de l’énergie pour les activités qui sont de nature, dans leur expression opérationnelle individuelle et collective, à augmenter les résultats et la valeur ajoutée de l’entreprise. Ainsi, les entreprises qui veulent garder la maîtrise de tous les métiers d’origine de la fonction RH, en essayant de se convaincre que cela leur procure le maintien d’un savoir-faire, ne semblent que manifester par-là leurs difficultés à distinguer clairement ce qui est stratégique de ce qui ne l’est pas. Énoncé ici rapidement, je reviendrai sur ce point dans un prochain billet.
Passons aux différences notables de l’externalisation avec la pratique de sous-traitance et celle de délocalisation (offshore).
La sous-traitance est un contrat par lequel une entreprise, qui porte d’ailleurs le doux nom de « donneur d’ordre », demande à une autre entreprise, le « sous-traitant », qui est dit « assujetti » de réaliser une partie de sa production ou des composants nécessaires à sa production.
Le prestataire d’externalisation n’est pas un simple fournisseur assujetti exécutant les ordres de l’entreprise demandeuse. Il doit certes respecter un cahier des charges précis mais aucunement cantonner son action au suivi des directives contractuelles. La prestation de service d’externalisation doit être caractérisée par la proactivité, l’anticipation et l’accompagnement du prestataire auprès de son client. Le prestataire doit apporter en continu à l’entreprise externalisatrice les fruits de sa spécialisation : conseils métiers, expertise et méthodologie, outils opérationnels et innovations technologiques. Le prestataire doit parfaitement s’insérer dans la chaîne de valeur de l’entreprise. Externaliser les RH requiert donc une convergence d’intérêts entre le prestataire et l’entreprise externalisatrice. Cela entraîne une véritable démarche partenariale qui sort du cadre d’un travail à façon sous-tendu par un contrat d’exécution, à la tâche, comme cela est d’usage dans la sous-traitance.
La délocalisation correspond au fait de déplacer géographiquement le traitement d’une activité. Ce traitement est généralement réalisé par la même entreprise mais sur une zone géographique différente. La délocalisation ne nécessite donc pas nécessairement un contrat commercial comme l’externalisation. Elle n’implique pas – loin de là – le recours à un prestataire externe. De plus, l’offshoring n’a comme unique bénéfice la réduction drastique des coûts de main-d’œuvre. L’externalisation ne se limite pas heureusement à ce seul objectif financier. Il est à noter enfin que, selon une enquête CEGOS de 2011 sur les stratégies d’externalisation, les entreprises françaises qui ont externalisé ont recours à des partenaires essentiellement français.
Le cadre de l’externalisation étant posé, je traiterai prochainement des tendances de l’externalisation RH et des activités RH concernées. Tout en rappelant qu’externaliser des fonctions dans le domaine des RH comme celui de la formation et de la gestion des compétences n’est pas une fin en soi ! Il s’agit de l’une des réponses possibles à une problématique opérationnelle ou organisationnelle du service RH et un levier formidable d’efficacité s’il est utilisé dans de bonnes conditions, avec des objectifs de pérennité, de performance du service, de création de valeur RH et de qualité de vie au travail.
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Le bénéfice de l'externalisation des RH pour l'entreprise est multiple sans parler de la réduction significative du budget.
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