Responsables formation, l’autonomie sur la gestion des formations va provoquer un changement de votre fonction. La multiplication de formations internes pourrait bien être une des solutions pertinentes à promouvoir pour faire face aux nouvelles perspectives ouvertes par la loi du 5 mars 2014. Le rôle du responsable formation étant d’anticiper les besoins dans ce domaine, la formation interne peut répondre efficacement aux attentes des managers et de leurs équipes via des formations sur-mesure, inexistantes dans les catalogues des organismes spécialisés et plus économiques. C’est là toute la souplesse et la flexibilité qu’offre la formation interne sans pour autant accroître vos budgets, bien au contraire.
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Rappel des principes de base et chiffres-clés
Avant de décrypter les avantages de la formation interne, remémorons-nous ses principes :
- elle est dispensée en général par un salarié de l’entreprise jugé qualifié pour ses connaissances et son aptitude à la pédagogie et parfois par un formateur professionnel ;
- l’entreprise doit préciser qui sont les formateurs, et de quelles expériences, formations ou qualifications ils disposent en rapport avec le domaine concerné justifiant de leur capacité de transmettre des connaissances (Circulaire DGEFP n° 2006-35 du 14 novembre 2006) ;
- contrairement à ce que l’on appelle la « formation sur le tas », la formation interne fait intervenir des supports et contenus pédagogiques créés par et pour les collaborateurs ;
- la formation interne est soumise aux mêmes règles de formalisme que la formation externe : programme, pré-réquis, objectifs, attestation de présence, seule la convention n’est pas obligatoire ;
- il n’est pas nécessaire de se constituer en tant qu’organisme de formation ;
- enfin, le lieu de la formation peut se situer indifféremment au sein de l’entreprise ou à l’extérieur.
Dans les plus grandes entreprises (à partir de 2000 salariés), la formation en interne représente 61 % de l’ensemble des heures de cours et stages, contre environ 25 % en moyenne dans les autres classes de taille. (Quand la formation continue, Cereq, 2014)
Ces quelques points laissent déjà entrevoir les avantages de la formation interne. Allons plus en détail.
Les 5 bonnes raisons de favoriser la formation interne
Qu’un formateur-animateur soit un collaborateur de l’entreprise comporte, en soi, plusieurs bienfaits :
- on valorise ce collaborateur en sollicitant son expertise, à l’instar de Swisslife qui encourage ses seniors, deux ans avant leur départ à la retraite à devenir formateurs internes ;
- on capitalise sur les savoirs des collaborateurs en formalisant les connaissances informelles de par la nécessité de produire des supports pédagogiques. On développe ainsi le « knowledge management » de l’organisation ;
- on réduit le coût de la formation sans diminuer la qualité de la prestation ;
- en arguant qu’un collaborateur est le mieux placé pour dispenser la formation, on œuvre pour la culture d’entreprise et on renforce la marque employeur. Il se crée ainsi une synergie au sein d’une bulle où seuls des éléments de l’entreprise sont en relation, permettant ainsi la construction d’un lien social, contrairement à une formation traditionnelle où se croisent des collaborateurs d’horizons différents* ;
- on offre une formation très adaptée au contexte de l’entreprise et à ses besoins spécifiques où l’on couvre des besoins de formation que les organismes ne dispensent pas tout en disposant d’une souplesse de planning.
* Cet avantage peut être maximisé par l’organisation d’une université d’entreprise que nous étudierons plus en détail prochainement dans ces colonnes.
Les facteurs-clés du succès de la formation interne
La loi du 5 mars 2014 relie les futurs enjeux de l’entreprise et les intérêts plus individuels du collaborateur pour son employabilité. Le responsable formation s’avisera de bien identifier cette corrélation. Cette stratégie mise au point, reste à s’assurer de son efficacité et de sa pérennité en veillant à :
- anticiper la formation des formateurs. Le responsable formation est garant du bondéroulement de la formation et de sa qualité. S’il se trompe dans sa sélection du formateur-collaborateur ou s’il néglige sa préparation, la formation peut en pâtir. Être formateur ne s’improvise pas, former le collaborateur à la formation, en ce sens, est essentiel sur deux aspects :
-> former les formateurs à la conception d’une formation avec une pédagogie ciblée « adultes » et accompagner les futurs formateurs en amont, dans l’élaboration de leur programme de formation en distinguant les objectifs opérationnels et pédagogiques et en y adaptant les séquences d’apprentissage ;
-> former les formateurs également à son animation en les aidant à adopter la bonne posture de formateur/animateur ; - fidéliser et donner la reconnaissance attendue pour entretenir leur motivation en proposant le développement et l’animation d’une communauté de formateurs ;
- communiquer auprès des managers pour détecter les meilleurs collaborateurs pouvant endosser le rôle de formateur ;
- impliquer la direction notamment pour la gestion des plannings des formateurs. La formation nécessite également un temps de préparation à ne surtout pas négliger. Les managers doivent en prendre conscience.
- veiller enfin à ne pas solliciter les plus experts car ce sont, le plus souvent les moins disponibles…
- développer les outils collaboratifs pour le suivi des formations (RSE, blog),
Pour pérenniser les savoir-faire métiers tout en transmettant la culture d’entreprise, la formation interne est une solution performante et économique dont le plus grand nombre peut tirer profit. Charge aujourd’hui au responsable formation (désormais learning ou knowledge manager) de reprendre la main sur ce processus d’apprentissage et de transfert des compétences en développant la formation des formateurs (de l’aide à la conception jusqu’à l’animation et l’accès aux ressources pédagogiques) tout en s’assurant de l’actualisation et de la pertinence d’un outil collaboratif désormais incontournable mis à la disposition de l’ensemble des collaborateurs.
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